ERP實(shí)施的項(xiàng)目管理(下)
二、項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理
---- 質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。
---- 1. 建立項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)
---- 項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項(xiàng)目計(jì)劃，通過(guò)項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施策略的具體內(nèi)容建立項(xiàng)目的期望，作為項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容：
工作范圍和項(xiàng)目具體步驟；
基本時(shí)間估計(jì)和成本預(yù)算；
財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和資金計(jì)劃；
工作詳細(xì)安排；
質(zhì)量要求；
項(xiàng)目小組滿意程度；
最終用戶滿意程度；
企業(yè)管理層和出資人滿意程度。
---- 2. 觀察項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)情況
---- 通過(guò)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中正式或非正式的渠道，收集項(xiàng)目實(shí)施的有關(guān)信息，觀察項(xiàng)目實(shí)際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有：
正式渠道，如：項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，項(xiàng)目例會(huì)，項(xiàng)目里程碑會(huì)議，各種會(huì)議紀(jì)要等；
非正式的渠道，如：與項(xiàng)目小組成員或最終用戶的交談和討論，與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。
---- 3. 比較實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)
---- 比較項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要是通過(guò)回答兩個(gè)問(wèn)題：“項(xiàng)目進(jìn)展如何？”和“如果發(fā)生了與項(xiàng)目計(jì)劃的偏離，是如何造成的？”
---- 表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)為客觀評(píng)價(jià)項(xiàng)目狀況提供了依據(jù)，使決策人員能夠迅速、有效地對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況作出客觀、公正的判斷，從而及時(shí)采取必要的措施。通過(guò)表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行評(píng)估，始終是項(xiàng)目小組和企業(yè)高級(jí)管理層的責(zé)任。
---- 4. 采取糾正措施
---- 在比較項(xiàng)目實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采取糾正措施，及時(shí)將實(shí)施項(xiàng)目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式：
重新制定項(xiàng)目計(jì)劃；
重新安排項(xiàng)目步驟；
重新分配項(xiàng)目資源；
調(diào)整項(xiàng)目組織形式和項(xiàng)目管理方法。
三、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制
---- 在對(duì)企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)分析中，我們意識(shí)到，ERP項(xiàng)目潛在的風(fēng)險(xiǎn)包括：軟件風(fēng)險(xiǎn)——如軟件功能風(fēng)險(xiǎn)和軟件選擇風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)——如項(xiàng)目組織風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間和進(jìn)度控制風(fēng)險(xiǎn)、 成本控制風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險(xiǎn)、組織架構(gòu)調(diào)整的風(fēng)險(xiǎn) 、業(yè)績(jī)考評(píng)體系改變的風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)ERP項(xiàng)目過(guò)程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理和控制，是項(xiàng)目管理貫穿ERP項(xiàng)目全過(guò)程的重要內(nèi)容。
---- 以下是對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的方面和工具作一介紹。
---- 1. 風(fēng)險(xiǎn)管理模型
---- 對(duì)于一個(gè)ERP實(shí)施項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理，首先需要對(duì)項(xiàng)目本身有著深刻的認(rèn)識(shí)和理解，通過(guò)理解項(xiàng)目去識(shí)別項(xiàng)目潛在的各種風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上，評(píng)估進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)。經(jīng)過(guò)識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和測(cè)試風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)，篩選確定剩余的、需要著重注意的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)這部分的剩余風(fēng)險(xiǎn)作出進(jìn)一步的說(shuō)明。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，針對(duì)這部分風(fēng)險(xiǎn)采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和控制，從而最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)。
---- 在上述風(fēng)險(xiǎn)管理模型中，可以發(fā)現(xiàn)：在最初的理解項(xiàng)目階段，識(shí)別的潛在風(fēng)險(xiǎn)可能數(shù)量很多；經(jīng)過(guò)評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)，對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行篩選，去除那些可以運(yùn)用通常的項(xiàng)目管理措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而使實(shí)施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)險(xiǎn)上；在確定了剩余風(fēng)險(xiǎn)后，有的放矢地進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制，最終使實(shí)施的整體風(fēng)險(xiǎn)能夠得到有效的控制。
---- 可以看出，風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)質(zhì)就是：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、篩選風(fēng)險(xiǎn)、控制重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)、最終降低風(fēng)險(xiǎn)。
---- 2. 風(fēng)險(xiǎn)管理的具體內(nèi)容
---- 通常風(fēng)險(xiǎn)管理可以分為四個(gè)步驟：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控項(xiàng)目表現(xiàn)。
---- 識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。需要注意的是：風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程的，而不僅僅是項(xiàng)目的開始階段；可能的風(fēng)險(xiǎn)包括各種內(nèi)部因素和外部因素；在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)（即風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的威脅）和正面效應(yīng)（即潛在的機(jī)會(huì)）。
---- 衡量風(fēng)險(xiǎn)，主要是對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時(shí)還需要確定風(fēng)險(xiǎn)的重要性和處理風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具，包括“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估矩陣”，“預(yù)期投資回報(bào)率”、“模擬”和“決策樹”等工具。
---- 管理風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個(gè)步驟。在管理風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程中，需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的正面效應(yīng)（即潛在的機(jī)會(huì)）制定增強(qiáng)措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面效應(yīng)（即可能的威脅）制定應(yīng)付方法。對(duì)于不同的風(fēng)險(xiǎn)，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對(duì)負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。另外，在處理風(fēng)險(xiǎn)時(shí)需要注意“及時(shí)性”——即在第一時(shí)間對(duì)各種突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)作出判斷并采取措施；以 及“反復(fù)性”——即對(duì)已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風(fēng)險(xiǎn)需要經(jīng)常進(jìn)行回顧，確保風(fēng)險(xiǎn)能夠得到穩(wěn)定長(zhǎng)期的控制。
---- 最終，我們需要對(duì)項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，檢查風(fēng)險(xiǎn)控制的實(shí)際效果，評(píng)價(jià)項(xiàng)目的整體表現(xiàn)。綜上所述，項(xiàng)目管理是通過(guò)項(xiàng)目管理循環(huán)，從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理控制等不同方面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所預(yù)期的成果和目標(biāo)。項(xiàng)目管理對(duì)ERP項(xiàng)目的成功進(jìn)行、對(duì)各種實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的管理控制有著至關(guān)重要的作用。
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