ERP實施的項目管理(下)
二、項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理
---- 質(zhì)量管理是項目管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適當?shù)谋憩F(xiàn)衡量標準是進行項目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。
---- 1. 建立項目的表現(xiàn)衡量標準
---- 項目表現(xiàn)衡量標準的制定依據(jù)是項目計劃，通過項目目標和實施策略的具體內(nèi)容建立項目的期望，作為項目表現(xiàn)衡量標準的基礎(chǔ)和核心。具體的項目表現(xiàn)衡量標準可以包括以下主要的內(nèi)容：
工作范圍和項目具體步驟；
基本時間估計和成本預(yù)算；
財務(wù)預(yù)測和資金計劃；
工作詳細安排；
質(zhì)量要求；
項目小組滿意程度；
最終用戶滿意程度；
企業(yè)管理層和出資人滿意程度。
---- 2. 觀察項目的實際表現(xiàn)情況
---- 通過項目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道，收集項目實施的有關(guān)信息，觀察項目實際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有：
正式渠道，如：項目進度報告，項目例會，項目里程碑會議，各種會議紀要等；
非正式的渠道，如：與項目小組成員或最終用戶的交談和討論，與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。
---- 3. 比較實際表現(xiàn)和衡量標準
---- 比較項目實施的實際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標準主要是通過回答兩個問題：“項目進展如何？”和“如果發(fā)生了與項目計劃的偏離，是如何造成的？”
---- 表現(xiàn)衡量標準為客觀評價項目狀況提供了依據(jù)，使決策人員能夠迅速、有效地對項目的實際進展情況作出客觀、公正的判斷，從而及時采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標準對項目的進展狀況進行評估，始終是項目小組和企業(yè)高級管理層的責任。
---- 4. 采取糾正措施
---- 在比較項目實際表現(xiàn)和衡量標準后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采取糾正措施，及時將實施項目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式：
重新制定項目計劃；
重新安排項目步驟；
重新分配項目資源；
調(diào)整項目組織形式和項目管理方法。
三、項目風(fēng)險的管理控制
---- 在對企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析中，我們意識到，ERP項目潛在的風(fēng)險包括：軟件風(fēng)險——如軟件功能風(fēng)險和軟件選擇風(fēng)險；實施風(fēng)險——如項目組織風(fēng)險、時間和進度控制風(fēng)險、 成本控制風(fēng)險和實施質(zhì)量控制風(fēng)險、轉(zhuǎn)變風(fēng)險——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險、組織架構(gòu)調(diào)整的風(fēng)險 、業(yè)績考評體系改變的風(fēng)險等。對ERP項目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險進行管理和控制，是項目管理貫穿ERP項目全過程的重要內(nèi)容。
---- 以下是對項目風(fēng)險管理和控制的方面和工具作一介紹。
---- 1. 風(fēng)險管理模型
---- 對于一個ERP實施項目的風(fēng)險管理，首先需要對項目本身有著深刻的認識和理解，通過理解項目去識別項目潛在的各種風(fēng)險。在對項目風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上，評估進行項目風(fēng)險管理的控制點。經(jīng)過識別項目風(fēng)險和測試風(fēng)險管理的控制點，篩選確定剩余的、需要著重注意的項目風(fēng)險，并對這部分的剩余風(fēng)險作出進一步的說明。在項目實施的過程中，針對這部分風(fēng)險采取專門措施進行風(fēng)險管理和控制，從而最大程度地降低風(fēng)險、控制風(fēng)險。
---- 在上述風(fēng)險管理模型中，可以發(fā)現(xiàn)：在最初的理解項目階段，識別的潛在風(fēng)險可能數(shù)量很多；經(jīng)過評估項目風(fēng)險管理的控制點，對潛在風(fēng)險進行篩選，去除那些可以運用通常的項目管理措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險，從而使實施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)險上；在確定了剩余風(fēng)險后，有的放矢地進行相應(yīng)的管理和控制，最終使實施的整體風(fēng)險能夠得到有效的控制。
---- 可以看出，風(fēng)險管理的實質(zhì)就是：識別風(fēng)險、篩選風(fēng)險、控制重點風(fēng)險、最終降低風(fēng)險。
---- 2. 風(fēng)險管理的具體內(nèi)容
---- 通常風(fēng)險管理可以分為四個步驟：識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險、管理風(fēng)險、監(jiān)控項目表現(xiàn)。
---- 識別風(fēng)險主要的工作是確定可能影響項目實施的風(fēng)險并記錄風(fēng)險的特征。需要注意的是：風(fēng)險識別是貫穿整個項目實施的全過程的，而不僅僅是項目的開始階段；可能的風(fēng)險包括各種內(nèi)部因素和外部因素；在識別風(fēng)險的同時，需要辯證地分析其負面效應(yīng)（即風(fēng)險帶來的威脅）和正面效應(yīng)（即潛在的機會）。
---- 衡量風(fēng)險，主要是對識別的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險與風(fēng)險之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風(fēng)險的重要性和處理風(fēng)險的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具，包括“風(fēng)險評估矩陣”，“預(yù)期投資回報率”、“模擬”和“決策樹”等工具。
---- 管理風(fēng)險是風(fēng)險控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風(fēng)險過程中，需要對風(fēng)險的正面效應(yīng)（即潛在的機會）制定增強措施，對風(fēng)險的負面效應(yīng)（即可能的威脅）制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對負面風(fēng)險的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。另外，在處理風(fēng)險時需要注意“及時性”——即在第一時間對各種突發(fā)的風(fēng)險作出判斷并采取措施；以 及“反復(fù)性”——即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風(fēng)險需要經(jīng)常進行回顧，確保風(fēng)險能夠得到穩(wěn)定長期的控制。
---- 最終，我們需要對項目過程進行監(jiān)控，檢查風(fēng)險控制的實際效果，評價項目的整體表現(xiàn)。綜上所述，項目管理是通過項目管理循環(huán)，從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風(fēng)險管理控制等不同方面對項目進行控制，使企業(yè)實現(xiàn)項目所預(yù)期的成果和目標。項目管理對ERP項目的成功進行、對各種實施風(fēng)險的管理控制有著至關(guān)重要的作用。
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