ERP維護十一招
ERP應用，已從引導期的ERP概念、方法、重要性的介紹轉(zhuǎn)向發(fā)展期的選型實施類介紹。但作為系統(tǒng)生存期內(nèi)占用了很大時間、費用及工作量的系統(tǒng)維護工作，卻介紹得很少，這對于全面了解ERP應用是不夠的。當ERP應用進入成熟期時，系統(tǒng)維護與發(fā)展將成為關(guān)注焦點。
ERP維護的具體工作內(nèi)容包括例行和突發(fā)事件的處理；以管理和技術(shù)的手段，維護和發(fā)展ERP運行環(huán)境，如平衡技術(shù)先進性/實用風險、目標/成本而進行的IT基礎結(jié)構(gòu)（服務器、網(wǎng)絡、PC機）的周期更替及日常維護；對應用系統(tǒng)已發(fā)現(xiàn)的錯誤用改正性維護解決，以適應性維護使系統(tǒng)經(jīng)受住應用環(huán)境及流程少量改變，通過完善性維護擴大系統(tǒng)應用的用戶與功能，提升系統(tǒng)總體目標；對系統(tǒng)用戶不論崗位變換或新人/臨時替代人員作定期或?qū)ｉT培訓；控制變更，記入標準文檔及培訓教程；不斷積累問題的現(xiàn)象與對策，加速問題的定位與解決；作好日常備份及系統(tǒng)安全；提高運行環(huán)境性能和效率等多樣性工作。這兒介紹筆者維護ERP系統(tǒng)的幾點體會。
相信系統(tǒng) 對已常用的流程偶然出錯時，不要先去想系統(tǒng)有問題，要注意觀察操作或數(shù)據(jù)有無不尋常處。如果是系統(tǒng)缺陷但可通過固定操作避免，要固定操作流程并注意反復培訓。當總經(jīng)理說“我只看系統(tǒng)作成的報表”，就意味著ERP系統(tǒng)真正被用于管理和控制企業(yè)運作，系統(tǒng)的投資回報才容易被認同，維護的價值也充分得到體現(xiàn)。
逆向流程 某流程由多個業(yè)務動作組成時，每步動作的異常都可能導致一個流程不完整。本次業(yè)務要怎樣向前推進完成或者向后倒回重來，要形成對策，做到有備無患。
勤于積累 不論是主動發(fā)現(xiàn)或被動遇上問題，事后都要記錄解決過程、方法，以便經(jīng)驗共享并延續(xù)。注意及時更新有關(guān)文檔，我們不僅要記錄業(yè)務要求的操作過程，也要記錄繞過一些系統(tǒng)固有缺陷的途經(jīng)。執(zhí)行層用戶應當像法規(guī)條例那樣去執(zhí)行，不論理解與否都不可簡化或異化，即“死步驟，莫發(fā)揮”。
測試與比較 新出現(xiàn)的異常要判別其復現(xiàn)性（必然性）�？煽紤]構(gòu)造測試環(huán)境，在正常機器上完全仿照原操作，并將異常與正常的數(shù)據(jù)作比較，尋找維護操作的方向，并找出用來驗證修改正確性的方法。
可逆修改 即使找到維護操作的方向，也不可貿(mào)然修改，搞不好出現(xiàn)連帶負作用，使問題性質(zhì)變復雜或由局部向更大范圍擴散。判斷問題涉及的數(shù)據(jù)及影響范圍，以及理解全部流程，都非常重要，否則會引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂和不一致而無法復原。修改數(shù)據(jù)要留好余地，如最好能有可逆性的修改，改不好也能退回，不會添亂。
繞過 這是緊急情況或一時找不出解決頭緒時常常采用的方法。如從一個模塊向另一模塊傳數(shù)據(jù)，有原因不明的丟失，雖是偶發(fā)但難以查明原因并解決。這就要有一個檢查機制發(fā)現(xiàn)這類異常，然后在相應后續(xù)模塊上補上有關(guān)信息。這對今后發(fā)現(xiàn)真正的原因并徹底解決問題有幫助。
例行檢查與操作 這是減少問題緊急程度的有效方法。利用標準功能和一些自開發(fā)的實用小程序，主動去應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)中檢查。把正常情況下要到今后某一時刻（如月末）才反映出問題的數(shù)據(jù)（如成本更新、接口異常）提前找出來處理掉。這種不斷檢查、測試、發(fā)現(xiàn)和解決問題的純潔化過程，是系統(tǒng)更穩(wěn)定和完善的基石。原則是莫因“善小而不為”，必須及時維護。
雜項影響 有時問題異常，百思莫解，結(jié)果可能是空間不夠、索引要整理、設置不妥或錯誤改動、某個臨時文件已被誤刪，甚至原樣重輸入一遍等看似不直接相關(guān)的原因。所以多渠道檢查有時也有效。
預防 要讓用戶養(yǎng)成有問題立刻報告的習慣，不可隨意處理而丟失現(xiàn)場，事后因忘記當時情況而更難查。對于多步驟形成的結(jié)果，如有異常，要爭取利用平衡關(guān)系式，在最后一道采用守球門的方法再計算并檢驗數(shù)據(jù)，預防有誤差或錯誤傳播。如發(fā)票額可由訂單經(jīng)提貨發(fā)貨逐步算出，也可直接算出答案與逐步算出所得結(jié)果比較。
不能草率承諾 判斷客戶需求的重要性和緊急程度很重要�？蛻粲袝r在不經(jīng)意時可能會指出系統(tǒng)的一個需大力改進的地方，也可能會在正式場合提出一個類似于“我要一敲鍵就出工資”的無理要求。維護人員不能因聲音大小決定取舍，要仔細聽，但不能草率承諾。尤其業(yè)務未變但流程卻因換人隨之而變換，這種事常發(fā)生，但其結(jié)果往往是疲于奔命。對此，要先考慮合理性，再考慮可能性。
留住人才 實施和維護的不同階段，人員數(shù)量要求不同，維護人員水平和要求也會不斷提高。由于外部影響又很大，所以人員流動是難免的。但IT組織架構(gòu)中骨干用戶、維護工程師都是系統(tǒng)環(huán)境中的重要組成部分，ERP系統(tǒng)成功因素中最重要的部份就落實在他們身上。無能力做不了，有能力留不住，這些矛盾對企業(yè)ERP系統(tǒng)都會造成震蕩和損失。系統(tǒng)維護人員少到一個極限量后，很容易集體出走，使系統(tǒng)轟然倒地不可收拾。所以企業(yè)領導需要有“人才第一”的意識，而維護人員一定要有“數(shù)據(jù)第一/系統(tǒng)第一”的素質(zhì)�？上Т蠖噙@樣的領導和維護人員都在互相苦苦尋找對方，尋找及發(fā)展一種理想的環(huán)境。
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