PDM產品管理系統(tǒng)工作流管理技術概要
0 引言
PDM(產品數(shù)據(jù)管理)出現(xiàn)于20世紀80年代初期，從最開始的工程圖檔管理逐漸擴展，迅速成為一門管理所有與產品相關的信息和所有與產品有關的過程的技術。PDM有十分廣闊的應用領域，包括機械、電子、汽車、航空航天以及非制造業(yè)(如交通、商業(yè)、電子出版)等。實施PDM既是企業(yè)目前信息管理的需要，更是企業(yè)贏得未來市場競爭的戰(zhàn)略需要。
1 PDM 簡介
PDM是用來管理所有與產品相關信息和產品相關過程的技術。與產品相關的所有信息包括：零部件信息、產品結構、結構配置、文件、CAD文檔、掃描圖像、審批信息等；與產品相關的所有過程(生命周期、工作流程、審批／發(fā)放、工程更改等)的定義與監(jiān)控。目前，全球范圍內商品化的PDM軟件產品已經(jīng)有很多種，所有這些PDM產品雖然大多都會有一些差異，但一般都具有以下幾個主要功能：1)電子資料庫和文檔管理；2)產品結構與配置管理；3)工作流(生命周期)或過程管理；4)項目管理與電子協(xié)作功能；5)組織與資源管理；6)集成開發(fā)接口；7)資料電子保險箱功能。PDM系統(tǒng)明確定位為面向制造企業(yè)，以產品為管理核心，以數(shù)據(jù)、過程和資源為管理信息三大要素，其進行信息管理的兩條主線是靜態(tài)的產品結構和動態(tài)的產品設計流程，所有的信息組織和資源管理都是圍繞產品設計而展開的。
2 工作流技術
工作流的概念最早起源于生產組織和辦公自動化。1993年，國際工作流管理聯(lián)盟(Workflow ManagementCoalition，WfMC)對工作流管理系統(tǒng)的相關術語、體系結構、參考模型及應用編程接口等方面制定了一系列標準。
工作流管理技術是實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務流程管理自動化的一項重要技術。工作流技術作為計算機支持的協(xié)同工作(Computer Support Collaboration work，cscw)研究的一個重要方向，主要目標是通過調用相關信息資源與人力資源來協(xié)調業(yè)務過程中的各個環(huán)節(jié)，使之按照—定順序依次進行，從而實現(xiàn)業(yè)務流程的自動化。在這個過程中，各種文本、信息和任務都根據(jù)設定的規(guī)則，從—個人／地方傳送到另—個人／地方。WfMC提出的工作流管理系統(tǒng)的體系結構如圖1所示，這個體系結構給出了抽象的工作流管理系統(tǒng)的功能組成和接口，可為實現(xiàn)工作流產品之間的互操作提供公共基礎。
圖1 WfMC工作流管理系統(tǒng)的體系結構
3 PDM中工作流管理的主要功能
工作流管理是PDM的主要功能之一，工作流管理模塊是用來定義和控制數(shù)據(jù)操作的基本流程，運行和維護已建立的工作流程，控制其工作狀態(tài)并對其工作歷史過程進行記載，使得產品數(shù)據(jù)與其相關的過程有機地結合起來。主要管理當用戶對數(shù)據(jù)進行操作時。管理人與人之間或活動之間的數(shù)據(jù)流向，以及在一個項目的生命周期內跟蹤所有事務和數(shù)據(jù)的流動。工作流管理按照管理的范圍和功能進行劃分，一般可分為3種：任務管理、工作流程與工作歷史管理。
任務管理：主要是管理產品設計人員在何時對哪些數(shù)據(jù)對象做了哪些設計或更改，對其他數(shù)據(jù)產生了哪些影響等，應該通知哪些相關人員等。由于產品的設計往往是由一個設計組或更多的單位協(xié)同共同完成的，每個人都交互地進行著自己的任務，產品的設計也需要不斷更改，每次更改可能都會影響到其他人。任務管理的主要功能就是實現(xiàn)設計組或者各單位協(xié)調統(tǒng)一的進行產品設計，當設計有所變化時，就必須以一定的方式(比如電子郵件)及時通知相關人員。
工作歷史管理：相當于日志的功能，對任務管理和工作流管理中的所有動作和事件給予記錄，提供追溯的功能。在產品的研究開發(fā)過程中。往往設定一些階段性的節(jié)點，并歸檔該階段的所有相關數(shù)據(jù)，以便檢查各項變更的記錄，了解狀態(tài)演變的前因后果。同樣，新產品開發(fā)時可以吸收其中的成功經(jīng)驗和失敗教訓，并估算新方案的進度日程和資源分配。工作流管理：工作流管理的功能包括定義并建立工作流程、運行并控制工作流程、查看流程中文檔的狀態(tài)等。例如在產品設計與制造過程中，文檔的審批、發(fā)放或更改，以及零部件的設計、分析和制造，都是面向工作群體的，同時依照一定的工作流程。定義并建立工作流程包括定義產品的開發(fā)流程、定義數(shù)據(jù)的審批流程、指派流程的用戶。運行工作流程并控制工作流程即當工作流程指定好以后，將每個參與人員的任務放到個人的工作任務表中，每個參與人員從計算機中可以看到自己的任務，在流程的指導下進行工作。查看流程中的文檔狀態(tài)是指在工作流運行的過程中，主管人員根據(jù)流程制定的各任務期限，檢查各參與人員的進展情況，并及時通知下道工序人員以保證工作的順利進行。文檔的狀態(tài)分為：設計、送審、修改、入庫、發(fā)行和凍結幾個狀態(tài)，任何有權限的用戶都可以查詢流程中文檔的狀態(tài)。
4 工作流管理對其他模塊的支持
工作流程是創(chuàng)建或使用數(shù)據(jù)的活動，它對工程部門沒有限制。工作流程和數(shù)據(jù)之間有著緊密的聯(lián)系，工作流程的每一步驟中都會使用到數(shù)據(jù)。工作流管理是PDM系統(tǒng)的核心功能之一，PDM的工作流程管理并不是簡單的控制工作流程，一方面提供業(yè)務數(shù)據(jù)的審批和審核流程；另一方面為產品數(shù)據(jù)的變更和技術狀態(tài)管理提供手段。工作流程是PDM的一個驅動模塊，用來定義和控制數(shù)據(jù)操作的基本過程，主要管理當一個用戶對數(shù)據(jù)或工程進行操作時會發(fā)生的情況，不同用戶之間的數(shù)據(jù)流動以及在一個項目的生命周期內跟蹤所有事務和數(shù)據(jù)的活動，為PDM系統(tǒng)提供生成、監(jiān)督、管理和控制企業(yè)的業(yè)務流程的能力。
4.1 審批流程管理
在企業(yè)中，每天都會產生大量的數(shù)據(jù)信息，其中有很多信息是需要經(jīng)過審批才能發(fā)送給T作人員作為指導使用或者存檔的。審批業(yè)務流程一般包括以下步驟：當產品數(shù)據(jù)信息的制定者設計好產品信息后，需要把這些信息提交到相關的審批人員審核和批準。審核人員對設計資料中存在的問題提出意見，并反饋給設計者。設計人員根據(jù)審核人員給出的意見對產品的數(shù)據(jù)信息進行修改，并再次提交給審核人員審核和批準。如此直到數(shù)據(jù)信息修改完善，被所有審核人員批準后，發(fā)送給有關人員使用或存檔。
傳統(tǒng)的文檔審批流程是通過手工方式進行的，這樣的審批過程效率低，特別是當需要多個人員會簽時，數(shù)據(jù)文件要在每個人員手中串行傳閱。當某審核人員收到要審批的數(shù)據(jù)文件后，由于各種原因不能及時完成審批工作，那么其他人也無法繼續(xù)審批，使整個審批過程被延誤。
通過PDM系統(tǒng)企業(yè)可以預先指定審批流程，定義工作流程階段的數(shù)量和名稱，依照企業(yè)的工作習慣確定各個工作階段的先后次序及對應的審批人員／角色和時間期限等，還需要規(guī)定每一級審批通過的規(guī)則。設計人員在工作區(qū)完成文檔設計后便可根據(jù)需要選擇相應的文檔審批流程。PDM系統(tǒng)自動進入預先指定的審批流程，然后通過電子郵件或其他方式通知有關人員審批，并把這些文件資料發(fā)送給相關審批人員。相應的審批人員收到請求審批的信息后，完成自己的審批或校對工作。當某一個節(jié)點需要多個審批者的時候，流程可以將送審資料同時復制發(fā)送到每個審批者的工作文件夾，使多個審批者可以同時并行地工作，同時對此送審資料進行審批，以提高審批的工作效率。
在PDM系統(tǒng)中采用電子簽名，具有權限的審批人員才可以打開審批任務界面后，依據(jù)審批界面上的按鈕選擇同意或不同意來進行表決，同時填寫相應的審批意見。電子簽名并不是模仿簽字，而是系統(tǒng)通過權限控制，使無權用戶無法進入到真正的審批者的審批界面，也就無法進行審批操作，系統(tǒng)根據(jù)審批者的權限就可以唯一地確定審批意見來自于哪個審批者，從而起到了簽名的作用。所有的審批簽字和審批意見都是產品文檔的一部分，采用電子記錄的方式永久保存。審批完成后，此審批文檔自動放入電子資料庫，工作版本就變?yōu)榘l(fā)放版本，加以保護，防止被未授權的其他人員訪問，對于授權人也只能查閱而無法修改。
4.2 工程變更管理
工作流變更是企業(yè)中經(jīng)常遇到的情況，例如已經(jīng)發(fā)布的圖紙在使用過程中出現(xiàn)問題，已經(jīng)成型的產品構型發(fā)生了更改，這時就需要對原有的圖紙文檔進行更改，對這種更改的管理就是更改流程管理。當需要對工作流進行變更是，要求更改人員提出更改請求，同時要說明更改原因，指明更改內容，并將更改請求提交有關人員審批，只有通過審批簽發(fā)的更改請求才能賦予實施。
在一個企業(yè)中，工程變更往往有規(guī)范的過程約束與流程控制，所以它與工作流管理總是密不可分的。工程變更管理是一個特定的工作流，它有申請、評審、批準、實施、通知更改等幾個基本環(huán)節(jié)，而這幾個基本環(huán)節(jié)在具體的執(zhí)行時又有更詳細的步驟。如對更改設計方案的會簽必須確定會簽的人員，通過對更改方案的審批，然后進行簽發(fā)。同時，被更改的設計文檔必須與設計更改方案建立關聯(lián)關系，在設計更改方案會簽完成的同時獲得設計文檔版本升級的權限，并自動將升級后的文檔提交相應的流程。如果更改過程產生了新的設計文檔，也需與更改方案建立關聯(lián)關系，在建議書的審批完成后驅動新文檔的審批流程，相應的更改通知單由PDM系統(tǒng)自動生成。圖2所示的業(yè)務更改流程是一個簡單的方案更改流程。
圖2 業(yè)務更改流程
5 結束語
綜上所述，在PDM中隨處可見工作流管理的蹤跡，工作流程管理是PDM系統(tǒng)的重要功能，貫穿了企業(yè)產品開發(fā)生產的全過程，有效地協(xié)調了產品的設計過程和企業(yè)各部門之間的合作，使得PDM系統(tǒng)具有足夠的靈活性，在很大程度上可以提高企業(yè)的生產效率和競爭力。
核心關注：億恒ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務領域、行業(yè)應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務領域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關注ERP管理系統(tǒng)的核心領域，是眾多中小企業(yè)信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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