如何加強(qiáng)培訓(xùn)讓ERP走上坡路
鐵打的營盤流水的兵。春節(jié)假期過后，很多企業(yè)不可避免地人員流動(dòng)、結(jié)構(gòu)調(diào)整，企業(yè)ERP關(guān)鍵用戶流失的利害，再加上對(duì)新員工培訓(xùn)還不到位，故不少企業(yè)ERP上線一段時(shí)間后，不但使用效果沒有提升，反而走上了下坡路。在這篇文章中，筆者就談?wù)勂髽I(yè)該如何做好用戶的后續(xù)培訓(xùn)，讓ERP能夠走上坡路，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵用戶離職，但是ERP系統(tǒng)積累下來的經(jīng)驗(yàn)并不是流失。
一、關(guān)鍵用戶流失對(duì)EPP系統(tǒng)的致命影響
ERP就好像是一輛消防車。要開好這輛車，還需要有經(jīng)驗(yàn)的駕駛員。如果企業(yè)有經(jīng)驗(yàn)的駕駛員離職了，此時(shí)這兩消防車就可能會(huì)罷工。如果企業(yè)臨時(shí)招募一名駕駛員，也會(huì)因?yàn)樾碌鸟{駛員經(jīng)驗(yàn)不足開不好消防車，從而影響救火的效率。ERP系統(tǒng)也是如此。筆者有不少的客戶，關(guān)鍵用戶流失的相當(dāng)厲害。ERP系統(tǒng)上線兩年后筆者再去回訪客戶，見到的都是老面孔。在這種情況下，ERP系統(tǒng)怎么樣才能夠走良性循環(huán)的道路呢？
筆者認(rèn)為，項(xiàng)目組長(zhǎng)需要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)關(guān)鍵用戶流失對(duì)ERP系統(tǒng)的負(fù)面影響。只有建立正確的態(tài)度之后，才能夠在后續(xù)的工作中采取對(duì)應(yīng)的措施來消除這種不利的影響。如項(xiàng)目組長(zhǎng)可以為每個(gè)崗位多培養(yǎng)一些關(guān)鍵用戶。如此的話，即使有一個(gè)關(guān)鍵用戶離職，但是仍然有人可以代替其執(zhí)行職責(zé)，等等。項(xiàng)目組長(zhǎng)要有這種未雨綢繆的正確態(tài)度。很多企業(yè)正是由于沒有準(zhǔn)備，才導(dǎo)致關(guān)鍵用戶離職后無人可替。最后沒辦法只好沖忙拉個(gè)新人進(jìn)行培訓(xùn)。可想而知，此時(shí)的效果會(huì)有多差。
二、員工通過培訓(xùn)取得上崗證書才可賦予相關(guān)權(quán)限
企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)新老員工進(jìn)行ERP理念與系統(tǒng)操作的培訓(xùn)。雖然有不少的企業(yè)做到了這一點(diǎn)，不過有時(shí)候培訓(xùn)往往流于形式。項(xiàng)目組長(zhǎng)在臺(tái)上講了幾個(gè)小時(shí)，員工就可能在下面睡覺。下課后什么內(nèi)容都忘了。這主要是企業(yè)缺乏必要的考核機(jī)制。
在此筆者要給大家介紹一種上崗證的培訓(xùn)理念。其實(shí)原理很簡(jiǎn)單。培訓(xùn)過后，需要對(duì)用戶進(jìn)行考核，如書面測(cè)試或者面試。只有通過考核之后，才能夠給其一張上崗證。只有獲得上崗證的員工，才能夠在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的操作。如果沒有通過的話，那么就需要重復(fù)進(jìn)行培訓(xùn)、考核，直到通過為止。具體的說，在執(zhí)行上崗證制度時(shí)，需要注意如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。
一是要做到將上崗證與企業(yè)員工管理制度進(jìn)行結(jié)合。如企業(yè)招募新員工，一般都會(huì)有三個(gè)月的試用期。只有試用期合格之后，才能夠轉(zhuǎn)為正式員工。此時(shí)可以將這個(gè)ERP培訓(xùn)的考核與試用期員工考核的標(biāo)準(zhǔn)掛鉤起來。也就是說，如果在試用期內(nèi)，新員工不能夠取得相關(guān)的上崗證書，那么就試用不合格。在這種剛性的要求下，員工才會(huì)認(rèn)真的去學(xué)習(xí)。
二是需要注意，培訓(xùn)可以通過員工自主培訓(xùn)的信息展開。如項(xiàng)目組長(zhǎng)可以將相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容制作成視頻，放在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)上。然后給每個(gè)用戶一個(gè)帳號(hào)，要求其每個(gè)季度必須完成一定的培訓(xùn)課時(shí)。然后再進(jìn)行考核。這就好像現(xiàn)在靠駕駛執(zhí)照，必須要滿足一定的課時(shí)之后才能夠參加考試。這可以提高系統(tǒng)培訓(xùn)的效果。同時(shí)可以降低企業(yè)培訓(xùn)的成本。
三是員工的考核要側(cè)重于系統(tǒng)的操作。通常情況下，員工的考核可能會(huì)采取書面測(cè)試的方法。不過筆者這里并不建議。筆者認(rèn)為，應(yīng)該更加的側(cè)重于系統(tǒng)的操作。如在考核時(shí)，可以讓用戶獨(dú)立的完成一些作業(yè)的操作，如采購訂單變更、未結(jié)案采購訂單的查詢等等操作。畢竟在后續(xù)的使用中，是以操作為主。
三、培訓(xùn)過程中要包含以前操作中的失誤
失敗是成功之母。其實(shí)這句話不一定準(zhǔn)確。如果失敗了，沒有總結(jié)，那么下次還是會(huì)失敗。只有失敗后進(jìn)行了相關(guān)的總結(jié)，并采取對(duì)應(yīng)的措施，預(yù)防下次再犯同類的錯(cuò)誤。在這種情況下，失敗才是成功之母。在ERP培訓(xùn)過程中，也需要落實(shí)這個(gè)理念。
首先，對(duì)于前期操作過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，系統(tǒng)管理員應(yīng)該進(jìn)行不斷的總結(jié)，并利用書面的形式記錄下來。如果可以通過系統(tǒng)設(shè)置來避免以后犯類似的錯(cuò)誤，那么也要講這個(gè)解決措施記錄下來。我們不希望，在同一個(gè)地方摔倒兩次。這里各位不要嫌麻煩。只要在日常操作中，出現(xiàn)了異常的狀況，都要進(jìn)行一一的記錄。如在下采購訂單時(shí)，由于某個(gè)產(chǎn)品的采購量比較大，用戶考慮到交期問題，會(huì)將產(chǎn)品下給兩個(gè)不同的供應(yīng)商。此時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)問題。一是不同的供應(yīng)商產(chǎn)品，在外觀上可能會(huì)出現(xiàn)一些色差。這些色差客戶是否能夠容忍？二是如何將兩張采購訂單同時(shí)對(duì)應(yīng)到一個(gè)采購計(jì)劃？如果一不小心，企業(yè)就會(huì)在這里載跟斗。只要一次出現(xiàn)了狀況，就要將相關(guān)的內(nèi)容（包括問題出現(xiàn)的背景、錯(cuò)誤的操作、導(dǎo)致的后果以及后續(xù)的預(yù)防措施）等等記錄在案。
其次，在培訓(xùn)時(shí)，這些內(nèi)容就成為了很好的反面教材。特別是對(duì)于新員工來講，每次對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，都需要將這些相關(guān)的內(nèi)容過一遍。這可以很好的防止企業(yè)在同一個(gè)地方不同的交學(xué)費(fèi)。不僅在培訓(xùn)時(shí)，在后續(xù)考核時(shí)，也應(yīng)該圍繞這些問題點(diǎn)進(jìn)行展開。其實(shí)我們的目的很明確。用戶以前在ERP系統(tǒng)操作過程中所出現(xiàn)的失誤，不應(yīng)該再重新犯。而利用這些反面教材，就可以起到這種效果。
四、培訓(xùn)在點(diǎn)的基礎(chǔ)上擴(kuò)展到面
有些企業(yè)的項(xiàng)目管理員在培訓(xùn)時(shí)，視野太過于狹窄。如對(duì)采購員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，只對(duì)其培訓(xùn)采購相關(guān)的作業(yè)。如此的話，培訓(xùn)效果不會(huì)很理想。這主要是因?yàn)镋RP系統(tǒng)中的各個(gè)作業(yè)一環(huán)套著一環(huán)。采購作業(yè)來源于銷售與生產(chǎn)，同時(shí)又是收貨、應(yīng)付等模塊的前置作業(yè)。采購用戶雖然不需要對(duì)系統(tǒng)的所有操作都了解，但是應(yīng)該清楚，如果自己這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，那么會(huì)對(duì)其他用戶產(chǎn)能怎么樣的不利影響。這也是筆者建議在培訓(xùn)時(shí)要能從點(diǎn)擴(kuò)展到面的原因。
如在給一個(gè)采購員培訓(xùn)采購價(jià)格變更的相關(guān)作業(yè)時(shí)，要讓采購用戶認(rèn)識(shí)到，如果采購的價(jià)格不準(zhǔn)確，會(huì)對(duì)后續(xù)的作業(yè)產(chǎn)生多大的影響。如財(cái)務(wù)核算的基本要求是要做到三單一致：采購訂單、發(fā)票、入庫單的價(jià)格與金額一致。如果采購價(jià)格錯(cuò)誤，那么就可能導(dǎo)致發(fā)票錯(cuò)誤、導(dǎo)致應(yīng)付帳款錯(cuò)誤。在培訓(xùn)時(shí)，要讓用戶明白，如果其工作不到位，影響的不單單是這個(gè)點(diǎn)，而是會(huì)影響到一個(gè)面。
同時(shí)，也要讓用戶認(rèn)識(shí)到，在后續(xù)糾正這個(gè)錯(cuò)誤時(shí)，可能需要花費(fèi)成倍的工作量。如在付款時(shí)，才發(fā)現(xiàn)采購價(jià)格有誤。此時(shí)就需要作廢應(yīng)付憑單、作廢發(fā)票，然后更改計(jì)價(jià)數(shù)量。在重新生成應(yīng)付帳款等等。而不是說只在采購訂單上更改采購單價(jià)即可。與采購價(jià)格相關(guān)的后續(xù)作業(yè)，都要作廢掉并重新作一遍。如果用戶能夠認(rèn)識(shí)到自己錯(cuò)誤給他們以及自己可能增加成倍的工作量，那么用戶在系統(tǒng)操作時(shí)，就會(huì)謹(jǐn)慎許多。有不少的用戶，在操作系統(tǒng)時(shí)馬馬虎虎，有部門原因就是沒有充分認(rèn)識(shí)到這一環(huán)扣一環(huán)的問題。還以為操作錯(cuò)誤不會(huì)影響到其它人。
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