經(jīng)驗(yàn)分享：讓ERP系統(tǒng)操作少走冤枉路
人不為己、天誅地滅。這雖然是一種被眾人所批判的處世態(tài)度。但是在現(xiàn)實(shí)工作中，確是普遍存在的。舉一個(gè)簡單的例子，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，用戶為了自己的利益，不會(huì)主動(dòng)將自己的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)傳授給其他人。這就導(dǎo)致，師傅帶領(lǐng)徒弟，一代不如一代。
為了避免這種情況，在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)經(jīng)驗(yàn)共享的學(xué)習(xí)氛圍。經(jīng)驗(yàn)獨(dú)享，可以讓企業(yè)重復(fù)的交學(xué)費(fèi)。通過這篇文章讓企業(yè)用戶認(rèn)識(shí)到經(jīng)驗(yàn)共享的重要性。在日后的工作中，不再為同一錯(cuò)誤重復(fù)的交學(xué)費(fèi)。
一、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要以書面的形式固化下來。
失敗是成功之母。其實(shí)這句話并不準(zhǔn)確。如果失敗了，沒有進(jìn)行相關(guān)的總結(jié)，那么結(jié)果仍然是失敗。只有失敗之后，進(jìn)行了總結(jié)，并采取了相關(guān)的預(yù)防措施。才能夠在下一次遇到類似情況時(shí)，轉(zhuǎn)敗為勝。
在ERP項(xiàng)目過程中（包括前期的項(xiàng)目實(shí)施和后期的使用），難免會(huì)碰到一些障礙與問題。對(duì)于這些內(nèi)容，項(xiàng)目管理員應(yīng)該進(jìn)行不斷的總結(jié)。將這些內(nèi)容（包括問題出現(xiàn)的背景、解決思路的分析、對(duì)應(yīng)的預(yù)防措施）等等都詳細(xì)的記錄下來。這里需要注意，通常情況下用戶并不會(huì)主動(dòng)的去總結(jié)�；蛘哒f他們會(huì)將這種情況記錄在自己的筆記本上，但是并不會(huì)共享出來。等到其離職，下一個(gè)新人來接替其工作時(shí)，就可能會(huì)在同一個(gè)問題上載跟斗。
所以筆者建議，項(xiàng)目管理員每解決一個(gè)問題，雖然這個(gè)問題是用戶自己所造成的，如沒有按規(guī)范操作。仍然需要將這個(gè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)一五一十的記錄下來。因?yàn)檎l也不能夠保障，換一個(gè)用戶來操作時(shí)，不會(huì)發(fā)生類似的問題。項(xiàng)目管理員在后續(xù)的培訓(xùn)過程中，可以根據(jù)這些資料對(duì)用戶進(jìn)行后續(xù)的培訓(xùn)。
二、在系統(tǒng)中要采取預(yù)防措施，防止錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生。
在系統(tǒng)后續(xù)使用過程中，出現(xiàn)了問題并不可怕。亡羊補(bǔ)牢、為時(shí)未晚。可拍的是，問題出現(xiàn)并解決了，但是用戶并沒有吸取教訓(xùn)，下次遇到類似情況時(shí)，仍然在同一個(gè)地方犯錯(cuò)誤，那就是不可饒恕了。
筆者舉一個(gè)簡單的例子。有一家客戶，對(duì)于采購訂單的價(jià)格變更有嚴(yán)格的限制。通常情況下，只有經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)同意之后，才能夠?qū)σ呀?jīng)下發(fā)的采購訂單更改價(jià)格。企業(yè)在ERP使用過程中，剛開始的時(shí)候沒有進(jìn)行嚴(yán)格的控制。采購員自己可以撤銷已經(jīng)審核的訂單，并更改采購訂單的價(jià)格。發(fā)現(xiàn)了這個(gè)漏洞之后，項(xiàng)目管理員也對(duì)采購員進(jìn)行了相關(guān)的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)這個(gè)流程�？上У氖�，項(xiàng)目管理員沒有在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置。剛開始用戶還算配合�？墒菐讉�(gè)月過去之后，用戶又犯了老毛病。遇到需要更改采購訂單價(jià)格時(shí)，私自撤銷采購訂單并進(jìn)行更改。后來被公司的審計(jì)部門發(fā)現(xiàn)之后，包括項(xiàng)目管理員在內(nèi)，都受到了比較嚴(yán)重的處罰。因?yàn)檫@涉及到了舞弊。
為此筆者建議，如果遇到類似的情況，不僅僅需要解決當(dāng)前的問題。而且需要考慮，如果以后再次發(fā)生這種情況時(shí)，系統(tǒng)中是否有對(duì)應(yīng)的預(yù)防措施。如可以通過權(quán)限設(shè)置，規(guī)定更改已經(jīng)審核的采購訂單的價(jià)格，必須要有特定人員的授權(quán)。通過系統(tǒng)的工作流或者數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)器，是比較容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求的。
在此筆者再強(qiáng)調(diào)一下自己的觀點(diǎn)。在ERP使用過程中，出現(xiàn)問題并不可怕。只需要將問題解決了，就可以了。但是做到這一步還不夠。項(xiàng)目管理員需要考慮，在系統(tǒng)中如何針對(duì)這種情況采取對(duì)應(yīng)的預(yù)防措施，以避免下次遇到類似情況時(shí)不會(huì)再犯同樣的錯(cuò)誤。
三、對(duì)于重大的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，要有持續(xù)跟蹤的過程。
在項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)于一些常見的錯(cuò)誤，如上面提到的由于價(jià)格更改需要撤銷采購訂單的情況、采購訂單數(shù)量小于實(shí)際收貨數(shù)量的情況、訂單之間挪用原材料的情況等等，在ERP系統(tǒng)中都會(huì)有對(duì)應(yīng)的解決方案。那么這些解決方案會(huì)一直有效嗎？這并不一定。隨著企業(yè)管理方式的變化，原先有效的解決方案在后續(xù)可能會(huì)變得并不合理，甚至失效。所以對(duì)于一些重大的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，要有一個(gè)持續(xù)跟蹤的過程。具體的說，需要注意如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。
一是需要注意，是否還有必要采取這個(gè)預(yù)防措施？有時(shí)候，隨著企業(yè)管理模式的變化，某些問題可能會(huì)不再存在。如企業(yè)原先的生產(chǎn)模式是接單生產(chǎn)。此時(shí)對(duì)于訂單之間的挪料情況就要進(jìn)行嚴(yán)格控制。但是一段時(shí)間之后，企業(yè)的生產(chǎn)模式發(fā)生了改變，主要是按計(jì)劃來生產(chǎn)。此時(shí)計(jì)劃之間挪料的情況就會(huì)變得非常的普遍。此時(shí)如果進(jìn)行挪料之間的控制，就顯得畫蛇添足了。就需要將原先的預(yù)防措施作廢掉。
二是需要注意，隨著精細(xì)化管理的深入，對(duì)于某些細(xì)節(jié)問題需要進(jìn)一步深化。如對(duì)于采購訂單價(jià)格的管理。只要采購價(jià)格低于公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，那么就允許采購用戶進(jìn)行更改。但是，如果采購價(jià)格高與公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，則需要有一系列的審批程序。如需要考慮是臨時(shí)性更改（這次采購由于交期等特殊原因允許其調(diào)價(jià)，后續(xù)采購仍然受這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格的限制）還是永久性調(diào)價(jià)（需要調(diào)整系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格）。為了實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，在后續(xù)需要在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)類似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再適用。
四、懸賞收集用戶的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
上面筆者談到過，用戶的心態(tài)是自私的。通常情況下，其不會(huì)主動(dòng)分享其工作經(jīng)驗(yàn)。作為項(xiàng)目管理員，應(yīng)該在企業(yè)中創(chuàng)建一個(gè)知識(shí)共享的氛圍。如可以通過一些激勵(lì)措施，刺激用戶分享自己的工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)此筆者有如下幾個(gè)建立。
一是設(shè)置獎(jiǎng)項(xiàng)，來收集用戶的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。如可以每個(gè)季度或者每半年，來一個(gè)征文比賽。讓用戶談?wù)勛约涸贓RP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題或者相關(guān)的心得。然后企業(yè)管理者或者項(xiàng)目管理員對(duì)文章進(jìn)行評(píng)比。獲獎(jiǎng)的用戶會(huì)有一定的獎(jiǎng)勵(lì)。如此的話，即可以提高員工的積極性，還可以收集用戶在使用過程中的心得。為后續(xù)系統(tǒng)的優(yōu)化、員工的培訓(xùn)提供很好的素材。
二是不定期的開總結(jié)會(huì)議。通常情況下，企業(yè)系統(tǒng)剛上線時(shí)，要每個(gè)星期開一個(gè)碰頭會(huì)，談?wù)勗谙到y(tǒng)過程中遇到的問題。等到磨合時(shí)間過后，企業(yè)可以每個(gè)月或者每個(gè)季度開一個(gè)討論會(huì)，來總結(jié)前一段時(shí)間系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。項(xiàng)目管理員需要?jiǎng)?chuàng)造這么一個(gè)環(huán)境，讓各個(gè)部門的關(guān)鍵用戶能夠暢所欲言。在這個(gè)環(huán)境中，項(xiàng)目管理員可以收集到一些可用的信息。當(dāng)然對(duì)于這信息需要進(jìn)行過濾，選擇一些有代表性的內(nèi)容進(jìn)行書面化存檔。作為后續(xù)系統(tǒng)優(yōu)化與員工培訓(xùn)的資料。
三是要與一線操作員進(jìn)行溝通。筆者認(rèn)為在收集經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)時(shí)，不能夠圍繞那些部門經(jīng)理打轉(zhuǎn)。因?yàn)樗麄兪褂孟到y(tǒng)的幾率并不是很高，真正的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)還是來自與系統(tǒng)操作的一線用戶。筆者在企業(yè)中做項(xiàng)目管理員時(shí)，會(huì)時(shí)常與一線的操作員討論系統(tǒng)的使用情況。如會(huì)定期的發(fā)送調(diào)查表給一線操作用戶，如會(huì)利用中午吃飯的時(shí)候跟用戶討論系統(tǒng)的使用情況等等。
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