經(jīng)驗分享：讓ERP系統(tǒng)操作少走冤枉路
人不為己、天誅地滅。這雖然是一種被眾人所批判的處世態(tài)度。但是在現(xiàn)實工作中，確是普遍存在的。舉一個簡單的例子，在ERP項目實施過程中，用戶為了自己的利益，不會主動將自己的項目經(jīng)驗傳授給其他人。這就導致，師傅帶領(lǐng)徒弟，一代不如一代。
為了避免這種情況，在企業(yè)內(nèi)部，應該創(chuàng)建一個經(jīng)驗共享的學習氛圍。經(jīng)驗獨享，可以讓企業(yè)重復的交學費。通過這篇文章讓企業(yè)用戶認識到經(jīng)驗共享的重要性。在日后的工作中，不再為同一錯誤重復的交學費。
一、相關(guān)經(jīng)驗教訓要以書面的形式固化下來。
失敗是成功之母。其實這句話并不準確。如果失敗了，沒有進行相關(guān)的總結(jié)，那么結(jié)果仍然是失敗。只有失敗之后，進行了總結(jié)，并采取了相關(guān)的預防措施。才能夠在下一次遇到類似情況時，轉(zhuǎn)敗為勝。
在ERP項目過程中（包括前期的項目實施和后期的使用），難免會碰到一些障礙與問題。對于這些內(nèi)容，項目管理員應該進行不斷的總結(jié)。將這些內(nèi)容（包括問題出現(xiàn)的背景、解決思路的分析、對應的預防措施）等等都詳細的記錄下來。這里需要注意，通常情況下用戶并不會主動的去總結(jié)�；蛘哒f他們會將這種情況記錄在自己的筆記本上，但是并不會共享出來。等到其離職，下一個新人來接替其工作時，就可能會在同一個問題上載跟斗。
所以筆者建議，項目管理員每解決一個問題，雖然這個問題是用戶自己所造成的，如沒有按規(guī)范操作。仍然需要將這個經(jīng)驗教訓一五一十的記錄下來。因為誰也不能夠保障，換一個用戶來操作時，不會發(fā)生類似的問題。項目管理員在后續(xù)的培訓過程中，可以根據(jù)這些資料對用戶進行后續(xù)的培訓。
二、在系統(tǒng)中要采取預防措施，防止錯誤重復發(fā)生。
在系統(tǒng)后續(xù)使用過程中，出現(xiàn)了問題并不可怕。亡羊補牢、為時未晚�？膳牡氖�，問題出現(xiàn)并解決了，但是用戶并沒有吸取教訓，下次遇到類似情況時，仍然在同一個地方犯錯誤，那就是不可饒恕了。
筆者舉一個簡單的例子。有一家客戶，對于采購訂單的價格變更有嚴格的限制。通常情況下，只有經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)同意之后，才能夠?qū)σ呀?jīng)下發(fā)的采購訂單更改價格。企業(yè)在ERP使用過程中，剛開始的時候沒有進行嚴格的控制。采購員自己可以撤銷已經(jīng)審核的訂單，并更改采購訂單的價格。發(fā)現(xiàn)了這個漏洞之后，項目管理員也對采購員進行了相關(guān)的培訓，強調(diào)這個流程�？上У氖牵椖抗芾韱T沒有在系統(tǒng)中進行相關(guān)的設(shè)置。剛開始用戶還算配合。可是幾個月過去之后，用戶又犯了老毛病。遇到需要更改采購訂單價格時，私自撤銷采購訂單并進行更改。后來被公司的審計部門發(fā)現(xiàn)之后，包括項目管理員在內(nèi)，都受到了比較嚴重的處罰。因為這涉及到了舞弊。
為此筆者建議，如果遇到類似的情況，不僅僅需要解決當前的問題。而且需要考慮，如果以后再次發(fā)生這種情況時，系統(tǒng)中是否有對應的預防措施。如可以通過權(quán)限設(shè)置，規(guī)定更改已經(jīng)審核的采購訂單的價格，必須要有特定人員的授權(quán)。通過系統(tǒng)的工作流或者數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)器，是比較容易實現(xiàn)這個需求的。
在此筆者再強調(diào)一下自己的觀點。在ERP使用過程中，出現(xiàn)問題并不可怕。只需要將問題解決了，就可以了。但是做到這一步還不夠。項目管理員需要考慮，在系統(tǒng)中如何針對這種情況采取對應的預防措施，以避免下次遇到類似情況時不會再犯同樣的錯誤。
三、對于重大的經(jīng)驗教訓，要有持續(xù)跟蹤的過程。
在項目實施過程中，對于一些常見的錯誤，如上面提到的由于價格更改需要撤銷采購訂單的情況、采購訂單數(shù)量小于實際收貨數(shù)量的情況、訂單之間挪用原材料的情況等等，在ERP系統(tǒng)中都會有對應的解決方案。那么這些解決方案會一直有效嗎？這并不一定。隨著企業(yè)管理方式的變化，原先有效的解決方案在后續(xù)可能會變得并不合理，甚至失效。所以對于一些重大的經(jīng)驗教訓，要有一個持續(xù)跟蹤的過程。具體的說，需要注意如下幾個方面的內(nèi)容。
一是需要注意，是否還有必要采取這個預防措施？有時候，隨著企業(yè)管理模式的變化，某些問題可能會不再存在。如企業(yè)原先的生產(chǎn)模式是接單生產(chǎn)。此時對于訂單之間的挪料情況就要進行嚴格控制。但是一段時間之后，企業(yè)的生產(chǎn)模式發(fā)生了改變，主要是按計劃來生產(chǎn)。此時計劃之間挪料的情況就會變得非常的普遍。此時如果進行挪料之間的控制，就顯得畫蛇添足了。就需要將原先的預防措施作廢掉。
二是需要注意，隨著精細化管理的深入，對于某些細節(jié)問題需要進一步深化。如對于采購訂單價格的管理。只要采購價格低于公司規(guī)定的標準價格，那么就允許采購用戶進行更改。但是，如果采購價格高與公司規(guī)定的標準價格，則需要有一系列的審批程序。如需要考慮是臨時性更改（這次采購由于交期等特殊原因允許其調(diào)價，后續(xù)采購仍然受這個標準價格的限制）還是永久性調(diào)價（需要調(diào)整系統(tǒng)的標準價格）。為了實現(xiàn)精細化的管理，在后續(xù)需要在系統(tǒng)中實現(xiàn)類似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再適用。
四、懸賞收集用戶的經(jīng)驗教訓。
上面筆者談到過，用戶的心態(tài)是自私的。通常情況下，其不會主動分享其工作經(jīng)驗。作為項目管理員，應該在企業(yè)中創(chuàng)建一個知識共享的氛圍。如可以通過一些激勵措施，刺激用戶分享自己的工作經(jīng)驗。對此筆者有如下幾個建立。
一是設(shè)置獎項，來收集用戶的經(jīng)驗教訓。如可以每個季度或者每半年，來一個征文比賽。讓用戶談?wù)勛约涸贓RP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題或者相關(guān)的心得。然后企業(yè)管理者或者項目管理員對文章進行評比。獲獎的用戶會有一定的獎勵。如此的話，即可以提高員工的積極性，還可以收集用戶在使用過程中的心得。為后續(xù)系統(tǒng)的優(yōu)化、員工的培訓提供很好的素材。
二是不定期的開總結(jié)會議。通常情況下，企業(yè)系統(tǒng)剛上線時，要每個星期開一個碰頭會，談?wù)勗谙到y(tǒng)過程中遇到的問題。等到磨合時間過后，企業(yè)可以每個月或者每個季度開一個討論會，來總結(jié)前一段時間系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。項目管理員需要創(chuàng)造這么一個環(huán)境，讓各個部門的關(guān)鍵用戶能夠暢所欲言。在這個環(huán)境中，項目管理員可以收集到一些可用的信息。當然對于這信息需要進行過濾，選擇一些有代表性的內(nèi)容進行書面化存檔。作為后續(xù)系統(tǒng)優(yōu)化與員工培訓的資料。
三是要與一線操作員進行溝通。筆者認為在收集經(jīng)驗教訓時，不能夠圍繞那些部門經(jīng)理打轉(zhuǎn)。因為他們使用系統(tǒng)的幾率并不是很高，真正的經(jīng)驗教訓還是來自與系統(tǒng)操作的一線用戶。筆者在企業(yè)中做項目管理員時，會時常與一線的操作員討論系統(tǒng)的使用情況。如會定期的發(fā)送調(diào)查表給一線操作用戶，如會利用中午吃飯的時候跟用戶討論系統(tǒng)的使用情況等等。
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