ERP項目實施兩大精髓
1.細致扎實的項目調(diào)研
項目調(diào)研是項目啟動后最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，也是深入了解企業(yè)業(yè)務(wù)情況，發(fā)現(xiàn)各種企業(yè)問題和潛在項目風(fēng)險的有效途徑，唯有通過細致扎實的調(diào)研工作，才可能了解到企業(yè)業(yè)務(wù)的整體和細節(jié)，為企業(yè)提供切合實際、可執(zhí)行的解決方案。
最初參加項目實施工作時，很多人并未認識到項目調(diào)研對于項目實施成功的重要作用，計劃中對企業(yè)全部業(yè)務(wù)的調(diào)研往往只安排幾天的時間，將調(diào)研工作演變成了“過場式”調(diào)研和“享受式”調(diào)研。結(jié)果，我們不斷在項目推進中遇到各種困難，幾乎處處碰壁，究其原因，大多是由于前期的調(diào)研不細致，沒有發(fā)現(xiàn)企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)或者忽略了某個管理細節(jié)，導(dǎo)致解決方案中的流程遲遲無法落地。這樣的“經(jīng)驗”和經(jīng)歷告訴我們一個最簡單樸實的道理，調(diào)研，是一件需要投入足夠精力和實力的工作，必須荷槍實彈的作為一場重頭戲開場。
開始調(diào)研之前，項目組通常應(yīng)向企業(yè)發(fā)送一份詳細的調(diào)研計劃和調(diào)研提綱，說明本次調(diào)研的目標(biāo)、內(nèi)容以及人員、時間安排，以便企業(yè)協(xié)調(diào)相關(guān)資源，做好充分的準備工作。調(diào)研中，項目組成員應(yīng)有明確的分工，主導(dǎo)某一部分業(yè)務(wù)的調(diào)研，其他人則在訪談或現(xiàn)場走訪中予以補充。為了保證調(diào)研工作的細致和有效性，調(diào)研當(dāng)天的記錄必須當(dāng)日整理完畢，并且要梳理出調(diào)研內(nèi)容中需要重點關(guān)注的問題和沒有明確的問題，以備補充調(diào)研時了解清楚。
調(diào)研除了要細致的了解企業(yè)業(yè)務(wù)，還需要關(guān)注企業(yè)，尤其是高層管理人員對項目的預(yù)期目標(biāo)和管理重點，關(guān)注企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)和需求。前者可以幫助我們細化實施目標(biāo)，并根據(jù)企業(yè)實際情況，合理提升或適當(dāng)降低企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的項目預(yù)期，以便設(shè)立可達成的項目目標(biāo)，有針對性的解決企業(yè)高層真正關(guān)心的問題;后者作為我們優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程的主要切入點，必須體現(xiàn)在解決方案中，并且需要詳細的說明對現(xiàn)有業(yè)務(wù)進行了哪些調(diào)整和改變。
調(diào)研并不僅僅是對企業(yè)業(yè)務(wù)的了解，我們在調(diào)研中也需要給業(yè)務(wù)部門和企業(yè)項目工作小組講解我們的實施方法和主要問題的解決思路，現(xiàn)場進行初步的溝通和交流，以有效推進項目的實施。
2.完整準確的數(shù)據(jù)準備
如大家所知道的，ERP實施講究“三分軟件、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，由此，數(shù)據(jù)在項目實施中的重要性可見一斑。ERP系統(tǒng)無法離開數(shù)據(jù)而運行，如果支持系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運行后也只能得到錯誤的結(jié)果和不完整的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運行，不可輕視。
ERP系統(tǒng)通常以物流、財務(wù)、生產(chǎn)三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統(tǒng)，同時三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個互相集成的整體。因此，我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來準備數(shù)據(jù)。
以庫存管理子系統(tǒng)為例，作為整個物流、財務(wù)、生產(chǎn)體系的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，庫存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備尤為重要，它是系統(tǒng)能夠良好運行的保證，也是充分展示ERP系統(tǒng)生產(chǎn)計劃和采購計劃效果的前提條件。只有確保系統(tǒng)內(nèi)信息的準確性，才能在滿足客戶和市場的需求下逐步調(diào)整庫存儲備和訂貨點等參數(shù)，最終達到以最小的資金占用滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，從而降低庫存成本的目的。
企業(yè)所有庫存事務(wù)涉及到的倉庫，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點的庫房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。在設(shè)置倉庫時，要先定義倉庫的類型，在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉庫類型有：材料庫、產(chǎn)品庫、半成品庫、廢品庫、配件庫、辦公用品庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根據(jù)倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個倉庫。
庫存管理的主要內(nèi)容就是對倉庫中的物料進行收發(fā)存的管理。為了對以不同方式出入庫的庫存交易加以區(qū)分，需要設(shè)置庫存交易單據(jù)類型，該類型能夠涵蓋所有相關(guān)的參數(shù)，以控制各種庫存交易的流程，對庫存交易做出不同的處理。更重要的是，各種不同的單據(jù)類型所關(guān)聯(lián)的財務(wù)處理也是不同的，系統(tǒng)在進行庫存交易時所發(fā)生的財務(wù)關(guān)系會根據(jù)單據(jù)類型清晰、自動的反映到財務(wù)模塊進行相應(yīng)的結(jié)算，保證倉庫中實物與財務(wù)的統(tǒng)一，物流與資金流的同步。
在收集數(shù)據(jù)的過程中，我們不僅要考慮數(shù)據(jù)對子系統(tǒng)的支持，還要考慮數(shù)據(jù)與其他子系統(tǒng)的集成。拿客戶信息整理來說，我們要注意以下細節(jié)，以保證整個系統(tǒng)集成性的要求。
(1)客戶信息需要財務(wù)部門和銷售部門進行核對，保證一致性。
(2)客戶名稱應(yīng)使用客戶的法定名稱，不能只寫簡稱。
(3)客戶編號，需要確定編碼規(guī)則。
(4)客戶信息必須有客戶銀行帳戶和帳戶編號，以使用戶在收款時可以方便的看到帳戶信息。
為了保證數(shù)據(jù)的準確性，這些要點在給企業(yè)講解數(shù)據(jù)準備表時必須加以說明和強調(diào)�；A(chǔ)數(shù)據(jù)必須能最大程度的反映企業(yè)現(xiàn)狀，具體的說，這些數(shù)據(jù)給出了企業(yè)內(nèi)部所擁有的各種資源和物料及其屬性，給出了企業(yè)的外部資源、企業(yè)工作流程運轉(zhuǎn)和變化的臨界條件，以及企業(yè)的標(biāo)準加工數(shù)據(jù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，如每一種零件的加工周期和每一種產(chǎn)品的物料清單。
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