ERP項(xiàng)目實(shí)施兩大精髓
1.細(xì)致扎實(shí)的項(xiàng)目調(diào)研
項(xiàng)目調(diào)研是項(xiàng)目啟動(dòng)后最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是深入了解企業(yè)業(yè)務(wù)情況，發(fā)現(xiàn)各種企業(yè)問(wèn)題和潛在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑，唯有通過(guò)細(xì)致扎實(shí)的調(diào)研工作，才可能了解到企業(yè)業(yè)務(wù)的整體和細(xì)節(jié)，為企業(yè)提供切合實(shí)際、可執(zhí)行的解決方案。
最初參加項(xiàng)目實(shí)施工作時(shí)，很多人并未認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目調(diào)研對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施成功的重要作用，計(jì)劃中對(duì)企業(yè)全部業(yè)務(wù)的調(diào)研往往只安排幾天的時(shí)間，將調(diào)研工作演變成了“過(guò)場(chǎng)式”調(diào)研和“享受式”調(diào)研。結(jié)果，我們不斷在項(xiàng)目推進(jìn)中遇到各種困難，幾乎處處碰壁，究其原因，大多是由于前期的調(diào)研不細(xì)致，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)或者忽略了某個(gè)管理細(xì)節(jié)，導(dǎo)致解決方案中的流程遲遲無(wú)法落地。這樣的“經(jīng)驗(yàn)”和經(jīng)歷告訴我們一個(gè)最簡(jiǎn)單樸實(shí)的道理，調(diào)研，是一件需要投入足夠精力和實(shí)力的工作，必須荷槍實(shí)彈的作為一場(chǎng)重頭戲開場(chǎng)。
開始調(diào)研之前，項(xiàng)目組通常應(yīng)向企業(yè)發(fā)送一份詳細(xì)的調(diào)研計(jì)劃和調(diào)研提綱，說(shuō)明本次調(diào)研的目標(biāo)、內(nèi)容以及人員、時(shí)間安排，以便企業(yè)協(xié)調(diào)相關(guān)資源，做好充分的準(zhǔn)備工作。調(diào)研中，項(xiàng)目組成員應(yīng)有明確的分工，主導(dǎo)某一部分業(yè)務(wù)的調(diào)研，其他人則在訪談或現(xiàn)場(chǎng)走訪中予以補(bǔ)充。為了保證調(diào)研工作的細(xì)致和有效性，調(diào)研當(dāng)天的記錄必須當(dāng)日整理完畢，并且要梳理出調(diào)研內(nèi)容中需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題和沒(méi)有明確的問(wèn)題，以備補(bǔ)充調(diào)研時(shí)了解清楚。
調(diào)研除了要細(xì)致的了解企業(yè)業(yè)務(wù)，還需要關(guān)注企業(yè)，尤其是高層管理人員對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)和管理重點(diǎn)，關(guān)注企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)和需求。前者可以幫助我們細(xì)化實(shí)施目標(biāo)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，合理提升或適當(dāng)降低企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目預(yù)期，以便設(shè)立可達(dá)成的項(xiàng)目目標(biāo)，有針對(duì)性的解決企業(yè)高層真正關(guān)心的問(wèn)題;后者作為我們優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程的主要切入點(diǎn)，必須體現(xiàn)在解決方案中，并且需要詳細(xì)的說(shuō)明對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行了哪些調(diào)整和改變。
調(diào)研并不僅僅是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的了解，我們?cè)谡{(diào)研中也需要給業(yè)務(wù)部門和企業(yè)項(xiàng)目工作小組講解我們的實(shí)施方法和主要問(wèn)題的解決思路，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行初步的溝通和交流，以有效推進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。
2.完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
如大家所知道的，ERP實(shí)施講究“三分軟件、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，由此，數(shù)據(jù)在項(xiàng)目實(shí)施中的重要性可見(jiàn)一斑。ERP系統(tǒng)無(wú)法離開數(shù)據(jù)而運(yùn)行，如果支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運(yùn)行后也只能得到錯(cuò)誤的結(jié)果和不完整的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可以說(shuō)直接影響到系統(tǒng)能否正常運(yùn)行，不可輕視。
ERP系統(tǒng)通常以物流、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)三大體系為主，各個(gè)體系又分為若干個(gè)小的子系統(tǒng)，同時(shí)三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個(gè)互相集成的整體。因此，我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來(lái)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。
以庫(kù)存管理子系統(tǒng)為例，作為整個(gè)物流、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)體系的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，庫(kù)存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要，它是系統(tǒng)能夠良好運(yùn)行的保證，也是充分展示ERP系統(tǒng)生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃效果的前提條件。只有確保系統(tǒng)內(nèi)信息的準(zhǔn)確性，才能在滿足客戶和市場(chǎng)的需求下逐步調(diào)整庫(kù)存儲(chǔ)備和訂貨點(diǎn)等參數(shù)，最終達(dá)到以最小的資金占用滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，從而降低庫(kù)存成本的目的。
企業(yè)所有庫(kù)存事務(wù)涉及到的倉(cāng)庫(kù)，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點(diǎn)的庫(kù)房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。在設(shè)置倉(cāng)庫(kù)時(shí)，要先定義倉(cāng)庫(kù)的類型，在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉(cāng)庫(kù)類型有：材料庫(kù)、產(chǎn)品庫(kù)、半成品庫(kù)、廢品庫(kù)、配件庫(kù)、辦公用品庫(kù)等。倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的不同類型來(lái)進(jìn)行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個(gè)倉(cāng)庫(kù)。
庫(kù)存管理的主要內(nèi)容就是對(duì)倉(cāng)庫(kù)中的物料進(jìn)行收發(fā)存的管理。為了對(duì)以不同方式出入庫(kù)的庫(kù)存交易加以區(qū)分，需要設(shè)置庫(kù)存交易單據(jù)類型，該類型能夠涵蓋所有相關(guān)的參數(shù)，以控制各種庫(kù)存交易的流程，對(duì)庫(kù)存交易做出不同的處理。更重要的是，各種不同的單據(jù)類型所關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)處理也是不同的，系統(tǒng)在進(jìn)行庫(kù)存交易時(shí)所發(fā)生的財(cái)務(wù)關(guān)系會(huì)根據(jù)單據(jù)類型清晰、自動(dòng)的反映到財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算，保證倉(cāng)庫(kù)中實(shí)物與財(cái)務(wù)的統(tǒng)一，物流與資金流的同步。
在收集數(shù)據(jù)的過(guò)程中，我們不僅要考慮數(shù)據(jù)對(duì)子系統(tǒng)的支持，還要考慮數(shù)據(jù)與其他子系統(tǒng)的集成。拿客戶信息整理來(lái)說(shuō)，我們要注意以下細(xì)節(jié)，以保證整個(gè)系統(tǒng)集成性的要求。
(1)客戶信息需要財(cái)務(wù)部門和銷售部門進(jìn)行核對(duì)，保證一致性。
(2)客戶名稱應(yīng)使用客戶的法定名稱，不能只寫簡(jiǎn)稱。
(3)客戶編號(hào)，需要確定編碼規(guī)則。
(4)客戶信息必須有客戶銀行帳戶和帳戶編號(hào)，以使用戶在收款時(shí)可以方便的看到帳戶信息。
為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這些要點(diǎn)在給企業(yè)講解數(shù)據(jù)準(zhǔn)備表時(shí)必須加以說(shuō)明和強(qiáng)調(diào)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須能最大程度的反映企業(yè)現(xiàn)狀，具體的說(shuō)，這些數(shù)據(jù)給出了企業(yè)內(nèi)部所擁有的各種資源和物料及其屬性，給出了企業(yè)的外部資源、企業(yè)工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)和變化的臨界條件，以及企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)加工數(shù)據(jù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，如每一種零件的加工周期和每一種產(chǎn)品的物料清單。
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