ERP能給企業(yè)內(nèi)部控制帶來哪些幫助？
企業(yè)管理者們要平衡控制與效率的關系，沒有效率的企業(yè)是無法持續(xù)生存的，按照馬克思的說法，其投入于產(chǎn)品與服務中的勞動時間超過了社會必要勞動時間，無法獲得應有的利潤;而失去控制的企業(yè)則更加可怕，只能用“盲人騎瞎馬，夜半臨深池”來形容，這時的效率只能用來評價其奔向死亡的速度。
換句話說，在企業(yè)管理者的心目中，“效果”、“做正確的事”、“控制”三者是密不可分的。在諸如ERP系統(tǒng)等信息化投資前，企業(yè)管理者的猶豫不決，不會是因為不理解信息化提升效率的能力，多半是因為信息化帶來的感覺是“控制力減弱”!在實施ERP系統(tǒng)之前，我們靠規(guī)章制度和實踐經(jīng)驗來管理，除了海量信息造成的數(shù)據(jù)準確性、及時性失控外，大部分的管理者認為自己的經(jīng)營運作系統(tǒng)是可控的。在信息化所提倡的“流程再造”、“信息透明”“方法變革”等思路面前，似乎每件業(yè)務——從個人的操作方法到部門的職權界限、公司的整體流程都處于變化之中，是否還能保證原來的控制力都不敢說，更不要說提高控制力了。
那么，ERP能夠幫助企業(yè)解決控制問題嗎?或者說，ERP能從哪些方面給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來幫助呢?我們試著分析一下。
首先，我們要明確內(nèi)部控制是什么，它包括什么內(nèi)容。根據(jù)1996年美國注冊會計師協(xié)會發(fā)布的《審計準則公告第78號》(SAS No.78)，內(nèi)部控制的定義是“由一個企業(yè)的董事長、管理層和其他人員實現(xiàn)的過程，旨在為下列目標提供合理保證：(1)財務報告的可靠性;(2)經(jīng)營的效果和效率;(3)符合適用的法律和法規(guī)”。在這個準則中，一個合理完整的內(nèi)部控制包括五個部分，分別是控制環(huán)境(Control Environment)、風險評估(Risk Assessment)、控制活動(Control Activities)、信息與溝通(Information and Communication)、監(jiān)控(Monitoring)。
我們就上述內(nèi)部控制的每個組成部分來分析ERP與內(nèi)部控制的關系，看看ERP會給內(nèi)部控制帶來哪些影響，ERP是如何帶來這些影響的。
控制環(huán)境
指董事會與管理層對內(nèi)部控制的態(tài)度、認知度和行動。包括如下幾個方面：
員工誠實性和道德觀。這就是我們經(jīng)常說的“企業(yè)文化”層面的內(nèi)容，作為一個管理信息系統(tǒng)，ERP似乎與之沒有直接關系，因此，在某廠長說ERP是一種企業(yè)文化后，受到了不少的批評。其實，作為一套關系嚴密、各職能之間緊密集成、信息共享的系統(tǒng)，是可以幫助管理層塑造“誠實”的文化的，對于違規(guī)的事情，從“不敢”到“不愿”的路很近，從“天知地知只有我知”到“放縱”同樣只有一步之遙。
員工的勝任能力。由于在設計時，系統(tǒng)中固化了很多預測、執(zhí)行的方法，ERP可以大大提高員工的勝任能力。例如在接受客戶訂單時估算成本與完工日期、月末當日結賬出具財務報表、按照生產(chǎn)計劃與庫存情況精確采購、在多品種小批量模式下合理安排生產(chǎn)任務，即便是經(jīng)驗豐富、能力極強的員工，也無法勝任，有了ERP作為工具，計算快捷、又有模擬能力，卻又不算什么難事了。
董事會或審計委員會。如董事會是否獨立于管理層，審計委員會、獨立董事是否能夠完成其監(jiān)督職責。對于這點，ERP的確無能為力。
管理哲學和經(jīng)營方式。這一點與“員工誠實性和道德觀”相類似，只是一個是從員工的角度出發(fā)，一個是從管理團隊的角度出發(fā)。通常我們認為，ERP系統(tǒng)的建設過程，就是企業(yè)從粗放式經(jīng)營向集約化經(jīng)營的轉變過程。ERP系統(tǒng)的實施，標志著企業(yè)的管理哲學和經(jīng)營方式向“精確”、“快速”、“量化”的轉變。
組織結構。除非企業(yè)有極大的決心，否則在建設階段，ERP一般無法改變企業(yè)的組織結構，即便改變，也應該歸功于業(yè)務流程重組的效果。但是也很難想象，一個企業(yè)的信息傳遞方式、權責體系發(fā)生了變化，而組織結構一如既往不加以調整的。因此，在系統(tǒng)的運營過程中，ERP將首先解決組織結構中的信息傳遞問題，再解決業(yè)務流程的順暢與規(guī)范問題，最后，ERP將潛移默化地將企業(yè)的組織結構帶向合理化。
授予權利和責任的方式。ERP系統(tǒng)的運行要求企業(yè)有規(guī)范嚴格的授權體系，無論是系統(tǒng)的登錄權、單據(jù)與報表的查詢權，還是一筆經(jīng)濟業(yè)務的審批權、一個年度預算的決定權，在系統(tǒng)中都有明確的授權過程，并記錄其審批與執(zhí)行的過程，以便落實相關責任。所以說，ERP的實施大大改變了企業(yè)權責不清，遇事必找大老板的狀況。
人力資源政策和實施。ERP系統(tǒng)中包括人力資源管理系統(tǒng)，在選育用留員工等方面幫助企業(yè)進行管理，當然，關于雇用、培訓、提升和獎勵雇員的政策還是要企業(yè)自己制定，ERP只是告訴我們可以有哪些角度、哪些方法我們可以用，并在我們選擇之后，更好地執(zhí)行。
風險評估
指管理層識別并采取相應行動來管理那些對企業(yè)戰(zhàn)略、日常經(jīng)營、財務報告等有影響的內(nèi)部或外部風險，包括風險識別和風險分析。
外部風險識別，如對技術發(fā)展、競爭格局、經(jīng)濟環(huán)境變化等因素的識別。對于這些來自外部的風險，ERP難以起到有效的幫助。
內(nèi)部風險識別，如對員工素質、公司活動性質、信息系統(tǒng)處理特點等因素的識別。ERP里有一部分報表與流程是專門用以分析內(nèi)部風險的，例如庫存上下限的分析、崗位與人員的契合度分析、訂單履約能力與盈利能力分析等。
風險重要程度分析。對于那些操作性的風險，如時間(如交貨期推遲)、數(shù)量(如物料配套狀況不佳)、金額(如成本波動較大)等，ERP可以直接得出其量化指標以供管理層參考。
風險發(fā)生可能性分析。同樣是對于日常經(jīng)營中操作性的風險，如銷售預測誤差率、人員流失率等，ERP可以通過對數(shù)據(jù)進行結構性分析、趨勢分析等得出近似的可能性參考值。
風險管理途徑分析。通常ERP不能直接給出問題的解決辦法，系統(tǒng)只是預置盡量多的參考方案，以便在提供分析結果后供管理人員選擇使用。
控制活動，或稱控制程序
指幫助確保管理層的指令得以實施的政策和程序。
業(yè)績評價。指將實際業(yè)績與其他標準，如前期業(yè)績、預算和外部基準尺度進行比較;將不同系列的數(shù)據(jù)相聯(lián)系，如經(jīng)營數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)，對功能或運行業(yè)績進行評價。這實在是ERP的拿手好戲，諸如針對業(yè)務人員的銷售龍虎榜、針對利潤中心的平衡記分卡等手段，沒有ERP的確難以做到，至少是很難及時準確作到。
信息處理。指的是那些保證業(yè)務在信息系統(tǒng)中正確、完全和經(jīng)授權處理的活動。信息處理分為兩類：一般控制和應用控制。一般控制與信息系統(tǒng)設計和管理有關，如保證軟件完整的程序、信息處理時間表、系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)維護，對于ERP還是什么其他軟件來講并無差別;應用控制則與個別數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中處理的方式有關，如保證業(yè)務正確性和已授權的程序，ERP比之那些相互之間不集成的單一職能應用系統(tǒng)要強很多，與手工操作相比更是不可同日而語。
實物控制。也稱資產(chǎn)和紀錄接近控制，包括實物安全控制、對計算機及數(shù)據(jù)資料的接觸予以授權、定期盤點等。在這個領域，ERP不能提供更好的幫助，畢竟軟件不能幫人拿著倉庫鑰匙，也不能保障別人不看桌子上的“不該看”的報表。
職責分離。將各種功能性職責分離，以防止單獨作業(yè)雇員從事或隱藏不正常行為。一般來說，下面職責應被分開：業(yè)務授權(管理功能)、業(yè)務執(zhí)行(保管職能)、業(yè)務記錄(會計職能)、對業(yè)績的獨立檢查(監(jiān)督職能)等。ERP系統(tǒng)不能保障職責的分離，但在ERP系統(tǒng)清晰的職責劃分與授權體系下，企業(yè)可以循著ERP的脈絡完成這一控制活動。
信息與溝通
為了使職員能執(zhí)行職責，企業(yè)必須識別、捕捉、交流外部和內(nèi)部信息。
外部信息，指市場份額、法規(guī)要求、客戶投訴等。外部信息與來自外部的風險類似，ERP難以起到有效的幫助，至多對一部分規(guī)范性的外部信息，可以在企業(yè)已經(jīng)識別、捕捉到之后加以更高效的處理。
內(nèi)部信息，指會計制度、管理制度、經(jīng)營數(shù)據(jù)等。說到底，ERP系統(tǒng)是一個提供內(nèi)部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng)，企業(yè)合理的使用ERP，可以借鑒ERP系統(tǒng)擬定相關制度，通過ERP系統(tǒng)規(guī)范其執(zhí)行，并將成為制度與數(shù)據(jù)的載體運行于企業(yè)之中。
溝通。溝通包括使員工了解其職責，了解其工作如何與他人聯(lián)系，如何對上級報告例外情況。ERP可以通過其授權體系使員工了解自己的職責，通過參與業(yè)務流程、完成單據(jù)與報告使員工了解自己工作與他人工作之間的關系。
監(jiān)控
評價內(nèi)部控制質量的進程，包括持續(xù)監(jiān)控、獨立評價或兩者結合的方式。
持續(xù)監(jiān)控。持續(xù)監(jiān)控建立于單位內(nèi)部的業(yè)務循環(huán)當中，包括日常的管理監(jiān)控活動。如分部和總部采購、生產(chǎn)和銷售部門的經(jīng)理保持日常經(jīng)營聯(lián)系，對與他們觀點不同的報告提出質疑以保證相互間的監(jiān)督。沒有ERP，就沒有持續(xù)監(jiān)控的客觀、科學標準，監(jiān)控要么流于形式，要么各抒己見難以統(tǒng)一，而ERP中的主生產(chǎn)計劃銜接銷售與生產(chǎn)、物料需求計劃銜接生產(chǎn)與采購倉儲部門、資金計劃銜接業(yè)務部門與財務部門，相互之間的監(jiān)控以翔實的記錄為依據(jù)，以科學制定的計劃為準繩，當然可以持續(xù)有效地監(jiān)控。
獨立評價。獨立評價通常由內(nèi)部審計部門或人事部門執(zhí)行，對內(nèi)部控制的設計和執(zhí)行情況檢查評價，與有關人員交流并提出改進意見。ERP系統(tǒng)可以讓內(nèi)部審計人員快捷深入地了解業(yè)務流程與其間的控制體系，并在業(yè)務抽樣、正確性復核等方面節(jié)約部分工作量。
對照上述的分析，我們可以得出一個ERP在企業(yè)內(nèi)部控制體系中所起作用大小的影響表如下。其中，影響方式指ERP對內(nèi)部控制系統(tǒng)的幫助是直接的、由其自身特點帶來的，還是間接的、由于使用ERP改善管理與環(huán)境帶來的;影響范圍指的是ERP在該領域帶來的影響是針對企業(yè)全局的，還是限于企業(yè)內(nèi)部部分人員與機構的;影響力則指是否應用ERP系統(tǒng)，對該控制的領域所造成的變化。
表1
從表1可以看出，除了少數(shù)幾個領域外，ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制所涵蓋的絕大部分地方都對企業(yè)有所幫助，在相當多的內(nèi)部控制領域有著直接的、重大的影響力。當然，管理者不能將“控制”全部寄希望于ERP，也不能將“控制”的責任全部推給ERP，但也絕不應再懷疑實施ERP對提高企業(yè)內(nèi)部控制能力的幫助�！笆Э亍钡膿牟粦摻oERP，倒是應該擔心一下那些不上ERP、不好好上ERP的企業(yè)，自認為“還可以”的控制力真的有效嗎?即便尚未失控，在高速變化的環(huán)境下，這樣控制力還能保持多久?
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