如何利用ERP系統(tǒng)解決在管理上存在的問題
當(dāng)前，中小企業(yè)在我國的國民經(jīng)濟(jì)中已經(jīng)發(fā)揮著越來越重要的作用，是我國國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。不但給我國的現(xiàn)代化建設(shè)創(chuàng)造了巨大的財(cái)富，同時(shí)，也解決了大量的勞動(dòng)力就業(yè)問題。但是，在中小企業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，很多內(nèi)部管理問題也逐漸顯現(xiàn)出來，對(duì)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展不利。
因此，我國的中小企業(yè)，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，轉(zhuǎn)變企業(yè)不合理的管理制度，規(guī)范企業(yè)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)流程，已經(jīng)成為中小企業(yè)發(fā)展的必由之路。在中小企業(yè)管理的改革和發(fā)展過程中，ERP流程管理系統(tǒng)在企業(yè)改變傳統(tǒng)管理思想的過程中起著重要的作用。
中小企業(yè)目前在管理上存在的問題主要有：
流程管理方面
我國的很多中小企業(yè)沒有清晰明確的業(yè)務(wù)流程、部門間的權(quán)責(zé)不明確。不同部門之間的信息傳遞靠紙質(zhì)單據(jù)或者口頭傳達(dá)，一旦出了問題便相互推諉。由于沒有明確的銷售和生產(chǎn)流程，往往銷售部門的訂單不準(zhǔn)確，從而導(dǎo)致生產(chǎn)部門和采購部門經(jīng)常變動(dòng)生產(chǎn)訂單和采購訂單，每天生產(chǎn)的都是臨時(shí)任務(wù)或者緊急訂單，整個(gè)企業(yè)處于被動(dòng)的生產(chǎn)狀態(tài)。
同時(shí)，企業(yè)在管理中缺乏對(duì)流程的有效溝通。企業(yè)在創(chuàng)立初期，一共才十幾個(gè)人，不用溝通大家的目標(biāo)和想法也很一致。當(dāng)企業(yè)得到迅速的擴(kuò)展，人員激增，流程也開始變得復(fù)雜，此時(shí)需要的不僅是嚴(yán)格管理，更需要制定規(guī)范合理的流程。只有科學(xué)合理的流程才能有效解決企業(yè)在發(fā)展過程中存在的管理混亂問題。
財(cái)務(wù)管理方面
大部分中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理僅僅局限于財(cái)務(wù)記賬階段，沒有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)分析，不能對(duì)企業(yè)高層的決策起到關(guān)鍵作用。企業(yè)雖然成立了專門的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，配備了專業(yè)會(huì)計(jì)人員，但他們?cè)谄髽I(yè)管理中所發(fā)揮的作用甚微，財(cái)務(wù)工作基本上只限于會(huì)計(jì)計(jì)算而不是會(huì)計(jì)核算，因?yàn)樨?cái)務(wù)人員的日常工作中沒有涉及到對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核部分。
財(cái)務(wù)對(duì)現(xiàn)金管理也不夠科學(xué)，往往造成資金閑置或不足。有些中小企業(yè)認(rèn)為現(xiàn)金越多越好，造成現(xiàn)金閑置，未參加生產(chǎn)周轉(zhuǎn)；有些企業(yè)的資金使用缺少計(jì)劃安排，過量購置不動(dòng)產(chǎn)，無法應(yīng)付經(jīng)營急需的資金，陷入財(cái)務(wù)困境。同時(shí)，由于沒有建立嚴(yán)格的收付款條款，缺乏有力的催收措施，應(yīng)收賬款不能及時(shí)兌現(xiàn)或形成呆賬，導(dǎo)致應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)緩慢，造成資金回收困難。
庫存管理方面
由于中小企業(yè)信息化程度不高，大部分企業(yè)的庫存統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都是通過電子表格實(shí)現(xiàn)，統(tǒng)計(jì)員往往晚上或者早上將匯總的庫存數(shù)據(jù)錄入電子表格，這種統(tǒng)計(jì)方式缺乏及時(shí)性和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。采購部門和銷售部門由于不能掌握實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的庫存，會(huì)影響訂單的下達(dá)，同時(shí)不利于領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)營狀況。
由于庫存統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不能真實(shí)反映庫存，導(dǎo)致庫存積壓，庫存量不斷增大，盤點(diǎn)困難。財(cái)務(wù)沒有嚴(yán)格的存貨管理制度，最終導(dǎo)致庫存占用資金過大，影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。同時(shí)，由于很多存儲(chǔ)的材料和產(chǎn)品有保質(zhì)期，庫存量大的物資經(jīng)常發(fā)生變質(zhì)的情況。因此，庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和庫存量大給企業(yè)造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。
企業(yè)的“一把手”管理模式
中小企業(yè)典型的管理模式是所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的高度統(tǒng)一，企業(yè)的投資者同時(shí)就是經(jīng)營者，老板個(gè)人的命運(yùn)代表著整個(gè)企業(yè)的命運(yùn)，老板的成敗直接決定企業(yè)的興衰。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不能合理將權(quán)利下放。有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)總覺得部屬不如自己，生怕部屬辦不好事，凡事親力親為，投入過多精力在具體事務(wù)中，無暇顧及企業(yè)的經(jīng)營分析和流程規(guī)劃；有一些領(lǐng)導(dǎo)雖然把工作交給部屬，卻不能完全放心，設(shè)置了很多審批程序，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程不暢。
企業(yè)一把手不能將權(quán)利下放的行為，會(huì)打消員工的工作積極性，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。很多中小企業(yè)的員工整日工作在不滿的情緒中，缺乏創(chuàng)造力和工作激情，最終導(dǎo)致企業(yè)人才流失和經(jīng)營業(yè)績下滑。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該站在管理的高度，把握全局，使企業(yè)步入快速健康發(fā)展的行列。
以上問題不但制約著企業(yè)的發(fā)展，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致企業(yè)陷入危險(xiǎn)境地。因此，中小企業(yè)迫切需要解決管理中存在的問題。
ERP流程管理所帶來的管理思想變革
針對(duì)中小企業(yè)存在的以上問題，結(jié)合ERP系統(tǒng)的管理功能分析給企業(yè)管理思想帶來的變革。所謂ERP,就是通過信息技術(shù)等手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，克服企業(yè)中的官僚制約，使得各業(yè)務(wù)流程流暢地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，提高企業(yè)的盈利能力，降低交易成本。它不僅僅是信息系統(tǒng)和管理手段，更是一種先進(jìn)管理思想和方法。
實(shí)時(shí)的作業(yè)使流程變得透明：
ERP流程管理業(yè)務(wù)流程重優(yōu)化之后，消除了所有的等待時(shí)間，使得不同功能模塊之間的通訊時(shí)間降到最少。系統(tǒng)所有的更新操作都同時(shí)進(jìn)行，因此任何的事務(wù)都能夠保持一致；同一業(yè)務(wù)所涉及到的物料、管理和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊之間沒有任何的延遲。以上這些使得系統(tǒng)功能以及整個(gè)企業(yè)具有極高的可見性及透明度。通過實(shí)時(shí)運(yùn)行所有的事務(wù)，ERP使得企業(yè)能夠在最短的時(shí)間里對(duì)市場(chǎng)的變化做出反應(yīng)，并采取相應(yīng)的措施。這還提高了企業(yè)的動(dòng)作效率。
企業(yè)功能和流程通過ERP流程管理系統(tǒng)集成起來，能夠消除部門之間工作的轉(zhuǎn)手過程。在傳統(tǒng)的系統(tǒng)中，往往需要將大量的任務(wù)和與之相關(guān)的文檔交到下一個(gè)部門進(jìn)行進(jìn)一步的處理。因此，在整個(gè)流程中需要對(duì)上下游部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。這些只會(huì)增加管理成本，造成時(shí)間的延遲、人力資源浪費(fèi)、信息量的增加，并最終導(dǎo)致成本的增加。而通過內(nèi)部集成則消除了這些管理費(fèi)用和非增值的活動(dòng)�？傊�，通過管理系統(tǒng)規(guī)范后使企業(yè)流程變得更加精簡和高效。
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析功能
ERP系統(tǒng)可以將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成起來，并且有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，可以提供多種財(cái)務(wù)分析報(bào)表。使企業(yè)的財(cái)務(wù)部門不僅僅局限在財(cái)務(wù)記賬上，可以做出更多數(shù)據(jù)分析，包括成本核算、資金分析、賬齡分析、利潤分析等等。同時(shí)，可以設(shè)置企業(yè)的預(yù)算控制，對(duì)各種費(fèi)用的發(fā)生并進(jìn)行控制。企業(yè)的財(cái)務(wù)管理可以脫離手工記賬，通過信息化管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)分析的便捷。
庫存實(shí)時(shí)準(zhǔn)確
庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)就是出入庫記錄的實(shí)時(shí)操作，這些在ERP系統(tǒng)中管理，可以改變過去手工庫存管理方式，可隨時(shí)隨地抓取當(dāng)天的準(zhǔn)確庫存數(shù)據(jù)。為生產(chǎn)部門提供了現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)可用量的查詢，使生產(chǎn)部在接收定單時(shí)可隨意的排查庫存進(jìn)行相關(guān)生產(chǎn)安排。并且有效降低庫存、提高資金周轉(zhuǎn)率、減少了存貨變質(zhì)和浪費(fèi)的情況。
青島某機(jī)械制造企業(yè)在2006年底上線運(yùn)行ERP系統(tǒng)，使該企業(yè)庫存管理水平躍上一個(gè)新的臺(tái)階。沒有信息化之前，企業(yè)的庫存管理主要是手工統(tǒng)計(jì)的方式，統(tǒng)計(jì)員的工作繁重而且效率不高，并且由于管理粗放，庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率不到80%。同時(shí)該企業(yè)庫存占用資金過大，嚴(yán)重影響了企業(yè)資金的有效周轉(zhuǎn)。企業(yè)在ERP成功上線幾個(gè)月后，庫存管理有了很大的改善，倉庫每天的收發(fā)貨都在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)操作，庫存準(zhǔn)確率大大提高，準(zhǔn)確率超過了95%。企業(yè)的庫存盤點(diǎn)工作也變得輕松，以前一提起盤點(diǎn)，大家都皺起眉頭，現(xiàn)在盤點(diǎn)只需要調(diào)整很小的差異。訂單和庫存的透明管理，使得企業(yè)庫存周轉(zhuǎn)率提高，有效降低了庫存近20%，使企業(yè)的可利用資金提高，企業(yè)的利潤也不斷提高。
領(lǐng)導(dǎo)有更多時(shí)間做決策層的分析
隨著國家“信息化推動(dòng)工業(yè)化”政策的推行，信息技術(shù)在我國企業(yè)中越來越受到重視。特別是成長型的中小企業(yè)，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，通過信息技術(shù)改變管理流程是非常重要的。ERP管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)把更多的精力集中到降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量這一核心問題，最終使企業(yè)走上持續(xù)健康發(fā)展的道路。
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