如何利用ERP系統(tǒng)解決在管理上存在的問題
當前，中小企業(yè)在我國的國民經(jīng)濟中已經(jīng)發(fā)揮著越來越重要的作用，是我國國民經(jīng)濟的重要組成部分。不但給我國的現(xiàn)代化建設創(chuàng)造了巨大的財富，同時，也解決了大量的勞動力就業(yè)問題。但是，在中小企業(yè)快速發(fā)展的同時，很多內部管理問題也逐漸顯現(xiàn)出來，對企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展不利。
因此，我國的中小企業(yè)，要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，轉變企業(yè)不合理的管理制度，規(guī)范企業(yè)不嚴謹?shù)臉I(yè)務流程，已經(jīng)成為中小企業(yè)發(fā)展的必由之路。在中小企業(yè)管理的改革和發(fā)展過程中，ERP流程管理系統(tǒng)在企業(yè)改變傳統(tǒng)管理思想的過程中起著重要的作用。
中小企業(yè)目前在管理上存在的問題主要有：
流程管理方面
我國的很多中小企業(yè)沒有清晰明確的業(yè)務流程、部門間的權責不明確。不同部門之間的信息傳遞靠紙質單據(jù)或者口頭傳達，一旦出了問題便相互推諉。由于沒有明確的銷售和生產(chǎn)流程，往往銷售部門的訂單不準確，從而導致生產(chǎn)部門和采購部門經(jīng)常變動生產(chǎn)訂單和采購訂單，每天生產(chǎn)的都是臨時任務或者緊急訂單，整個企業(yè)處于被動的生產(chǎn)狀態(tài)。
同時，企業(yè)在管理中缺乏對流程的有效溝通。企業(yè)在創(chuàng)立初期，一共才十幾個人，不用溝通大家的目標和想法也很一致。當企業(yè)得到迅速的擴展，人員激增，流程也開始變得復雜，此時需要的不僅是嚴格管理，更需要制定規(guī)范合理的流程。只有科學合理的流程才能有效解決企業(yè)在發(fā)展過程中存在的管理混亂問題。
財務管理方面
大部分中小企業(yè)的財務管理僅僅局限于財務記賬階段，沒有相應的財務核算和財務分析，不能對企業(yè)高層的決策起到關鍵作用。企業(yè)雖然成立了專門的財務機構，配備了專業(yè)會計人員，但他們在企業(yè)管理中所發(fā)揮的作用甚微，財務工作基本上只限于會計計算而不是會計核算，因為財務人員的日常工作中沒有涉及到對經(jīng)濟業(yè)務的審核部分。
財務對現(xiàn)金管理也不夠科學，往往造成資金閑置或不足。有些中小企業(yè)認為現(xiàn)金越多越好，造成現(xiàn)金閑置，未參加生產(chǎn)周轉；有些企業(yè)的資金使用缺少計劃安排，過量購置不動產(chǎn)，無法應付經(jīng)營急需的資金，陷入財務困境。同時，由于沒有建立嚴格的收付款條款，缺乏有力的催收措施，應收賬款不能及時兌現(xiàn)或形成呆賬，導致應收賬款周轉緩慢，造成資金回收困難。
庫存管理方面
由于中小企業(yè)信息化程度不高，大部分企業(yè)的庫存統(tǒng)計數(shù)據(jù)都是通過電子表格實現(xiàn)，統(tǒng)計員往往晚上或者早上將匯總的庫存數(shù)據(jù)錄入電子表格，這種統(tǒng)計方式缺乏及時性和數(shù)據(jù)準確性。采購部門和銷售部門由于不能掌握實時準確的庫存，會影響訂單的下達，同時不利于領導者實時監(jiān)控企業(yè)的運營狀況。
由于庫存統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確，不能真實反映庫存，導致庫存積壓，庫存量不斷增大，盤點困難。財務沒有嚴格的存貨管理制度，最終導致庫存占用資金過大，影響企業(yè)資金周轉。同時，由于很多存儲的材料和產(chǎn)品有保質期，庫存量大的物資經(jīng)常發(fā)生變質的情況。因此，庫存數(shù)據(jù)不準確和庫存量大給企業(yè)造成很大的經(jīng)濟損失。
企業(yè)的“一把手”管理模式
中小企業(yè)典型的管理模式是所有權與經(jīng)營權的高度統(tǒng)一，企業(yè)的投資者同時就是經(jīng)營者，老板個人的命運代表著整個企業(yè)的命運，老板的成敗直接決定企業(yè)的興衰。企業(yè)領導者不能合理將權利下放。有一些企業(yè)領導總覺得部屬不如自己，生怕部屬辦不好事，凡事親力親為，投入過多精力在具體事務中，無暇顧及企業(yè)的經(jīng)營分析和流程規(guī)劃；有一些領導雖然把工作交給部屬，卻不能完全放心，設置了很多審批程序，導致業(yè)務流程不暢。
企業(yè)一把手不能將權利下放的行為，會打消員工的工作積極性，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。很多中小企業(yè)的員工整日工作在不滿的情緒中，缺乏創(chuàng)造力和工作激情，最終導致企業(yè)人才流失和經(jīng)營業(yè)績下滑。企業(yè)的領導者應該站在管理的高度，把握全局，使企業(yè)步入快速健康發(fā)展的行列。
以上問題不但制約著企業(yè)的發(fā)展，嚴重的會導致企業(yè)陷入危險境地。因此，中小企業(yè)迫切需要解決管理中存在的問題。
ERP流程管理所帶來的管理思想變革
針對中小企業(yè)存在的以上問題，結合ERP系統(tǒng)的管理功能分析給企業(yè)管理思想帶來的變革。所謂ERP,就是通過信息技術等手段，實現(xiàn)企業(yè)內部資源的共享和協(xié)同，克服企業(yè)中的官僚制約，使得各業(yè)務流程流暢地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務的精確度，提高企業(yè)的盈利能力，降低交易成本。它不僅僅是信息系統(tǒng)和管理手段，更是一種先進管理思想和方法。
實時的作業(yè)使流程變得透明：
ERP流程管理業(yè)務流程重優(yōu)化之后，消除了所有的等待時間，使得不同功能模塊之間的通訊時間降到最少。系統(tǒng)所有的更新操作都同時進行，因此任何的事務都能夠保持一致；同一業(yè)務所涉及到的物料、管理和財務會計模塊之間沒有任何的延遲。以上這些使得系統(tǒng)功能以及整個企業(yè)具有極高的可見性及透明度。通過實時運行所有的事務，ERP使得企業(yè)能夠在最短的時間里對市場的變化做出反應，并采取相應的措施。這還提高了企業(yè)的動作效率。
企業(yè)功能和流程通過ERP流程管理系統(tǒng)集成起來，能夠消除部門之間工作的轉手過程。在傳統(tǒng)的系統(tǒng)中，往往需要將大量的任務和與之相關的文檔交到下一個部門進行進一步的處理。因此，在整個流程中需要對上下游部門進行協(xié)調。這些只會增加管理成本，造成時間的延遲、人力資源浪費、信息量的增加，并最終導致成本的增加。而通過內部集成則消除了這些管理費用和非增值的活動�？傊�，通過管理系統(tǒng)規(guī)范后使企業(yè)流程變得更加精簡和高效。
財務數(shù)據(jù)分析功能
ERP系統(tǒng)可以將財務數(shù)據(jù)集成起來，并且有著強大的數(shù)據(jù)分析功能，可以提供多種財務分析報表。使企業(yè)的財務部門不僅僅局限在財務記賬上，可以做出更多數(shù)據(jù)分析，包括成本核算、資金分析、賬齡分析、利潤分析等等。同時，可以設置企業(yè)的預算控制，對各種費用的發(fā)生并進行控制。企業(yè)的財務管理可以脫離手工記賬，通過信息化管理實現(xiàn)了數(shù)據(jù)分析的便捷。
庫存實時準確
庫存數(shù)據(jù)準確的基礎就是出入庫記錄的實時操作，這些在ERP系統(tǒng)中管理，可以改變過去手工庫存管理方式，可隨時隨地抓取當天的準確庫存數(shù)據(jù)。為生產(chǎn)部門提供了現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)可用量的查詢，使生產(chǎn)部在接收定單時可隨意的排查庫存進行相關生產(chǎn)安排。并且有效降低庫存、提高資金周轉率、減少了存貨變質和浪費的情況。
青島某機械制造企業(yè)在2006年底上線運行ERP系統(tǒng)，使該企業(yè)庫存管理水平躍上一個新的臺階。沒有信息化之前，企業(yè)的庫存管理主要是手工統(tǒng)計的方式，統(tǒng)計員的工作繁重而且效率不高，并且由于管理粗放，庫存數(shù)據(jù)的準確率不到80%。同時該企業(yè)庫存占用資金過大，嚴重影響了企業(yè)資金的有效周轉。企業(yè)在ERP成功上線幾個月后，庫存管理有了很大的改善，倉庫每天的收發(fā)貨都在系統(tǒng)中實時操作，庫存準確率大大提高，準確率超過了95%。企業(yè)的庫存盤點工作也變得輕松，以前一提起盤點，大家都皺起眉頭，現(xiàn)在盤點只需要調整很小的差異。訂單和庫存的透明管理，使得企業(yè)庫存周轉率提高，有效降低了庫存近20%，使企業(yè)的可利用資金提高，企業(yè)的利潤也不斷提高。
領導有更多時間做決策層的分析
隨著國家“信息化推動工業(yè)化”政策的推行，信息技術在我國企業(yè)中越來越受到重視。特別是成長型的中小企業(yè)，要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，通過信息技術改變管理流程是非常重要的。ERP管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)把更多的精力集中到降低成本和提高產(chǎn)品質量這一核心問題，最終使企業(yè)走上持續(xù)健康發(fā)展的道路。
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